La existencia de un/a Director/a o Gerente de proyecto es fundamental para la consecución de los objetivos de cualquier proyecto. De esta forma surge el Project Management, una figura muy demandada por las empresas en nuestro sector.
Preferentemente, debe ser una persona con experiencia y de fácil relación dentro de la organización, mitad directivo mitad técnico, capaz de hablar dos idiomas: el idioma de los directivos, y el idioma de su equipo de trabajo. Independientemente de la competencia y entusiasmo del gerente de proyectos es bastante usual que en los medios y grandes proyectos exista un equipo que asesore al gerente del proyecto en temas de especialización concreta.
Estos equipos deben servir al gerente del proyecto en su labor de gestión, nunca podrán sustituir sus tareas específicas y, particularmente, sus responsabilidades.
La dirección de proyectos requiere de la figura del director de proyectos que actúe sobre el equipo de trabajo o equipos de trabajo, ejerciendo el control necesario, tomando las decisiones oportunas en los puntos críticos, cumpliendo con los objetivos previamente definidos en el plan de proyecto, haciendo un uso adecuado de la información, la tecnología y los recursos, con el propósito de lograr la satisfacción del cliente y de las partes interesadas.
Los proyectos desde su inicio hasta su finalización, están expuestos a numerosas alteraciones (en plazo, en coste, en recursos, etc.) que hacen que la trayectoria del proyecto se desvíe de la trayectoria trazada en el plan original (Plan de Proyecto).
La labor del Director de Proyecto es vigilar en cada momento estas desviaciones, determinar sus causas, y evaluar sus efectos en el proyecto, para evitar llegar a un punto crítico que obligaría a realizar acciones correctoras para reconducir el proyecto al plan original.
“Un plan no es nada, pero la planificación lo es todo” Dwight D. Eisenhower. Ex presidente de EEUU.
Se podría decir que la Dirección de Proyectos es una labor de integración, de manera que cada proyecto y/o proceso este perfectamente alineado con el resto de procesos facilitando así su coordinación (DIP = Dirección Integrada de Proyectos).
Un concepto subyacente en la DIP es el ciclo PDCA, también conocido como “Ciclo de Deming” (Edwards Deming): planificar-hacer-revisar-actuar.
El Ciclo PDCA es una estrategia de mejora continua de la calidad, conforme a la definición de Shewart modificada posteriormente por Deming. Si embargo, la DIP es más compleja que el Ciclo establecido por Deming.
Pero si recordamos las fases en las que se dividía un proyecto, podemos fácilmente establecer los grupos de procesos, y las interrelaciones existentes entre ellos, de forma que podamos extrapolarlos al Ciclo PDCA, obteniendo así un ciclo mejorado y apropiado para la DIP:
De esta forma, hemos establecido el Ciclo de Mejora continua de la DIP, que servirá como marco de referencia al Director de Proyectos en su trabajo.
Responsabilidades del Gerente o Director del Proyecto.
La principal responsabilidad del gerente es conseguir que el proyecto llegue a buen fin, es decir, terminar en el plazo previsto sin salirse del presupuesto aceptado y dentro de las especificaciones técnicas establecidas.
A nivel más operacional como responsabilidades más importantes destacamos las siguientes:
- Integrar los componentes del proyecto para que satisfagan las necesidades del proyecto y del cliente.
- Ponerse al frente del proyecto, ser proactivo y tener la responsabilidad necesaria para llevar a cabo el trabajo con éxito.
- Liderar y dirigir la planificación del proyecto, sorteando problemas de alcance, de presupuesto, de cronograma, y solucionando riesgos y conflictos.
- Asistir y apoyar al equipo de proyecto durante la ejecución del mismo.
- Conseguir el resultado final, con las especificaciones técnicas, en el plazo y con los costos presupuestados y con los recursos disponibles de la organización.
- Conseguir los objetivos de beneficio previstos.
- Informar a la alta dirección en el caso de que los objetivos técnicos, plazos y costos no sean conseguidos.
- Tomar o forzar las decisiones necesarias para asegurar que los objetivos del proyecto serán alcanzados.
- Recomendar, al término del proyecto, una solución alternativa en el caso de que los objetivos no hayan sido conseguidos y las obligaciones contractuales lo permitan.
- Ser el punto de contacto fundamental con el cliente final, determinando y revisando los objetivos del proyecto.
- Negociar con otros departamentos de la empresa para conseguir recursos para el proyecto.
- Seguimiento del proyecto y mantenimiento de las informaciones necesarias para conocer en todo momento la situación con los objetivos establecidos.
- Adopción de las medidas correctoras pertinentes para poner remedio a las desviaciones que se hubieran detectado.
A nivel esquemático lo podemos representar de la siguiente forma:
Un hecho a destacar del gerente de proyecto es la transitoriedad de su misión ya que todo proyecto debe terminar en un plazo más o menos corto o largo. En el momento de la entrega el /la Director/a de proyecto termina su misión para pasar a otra tarea que puede ser la dirección de otra, o no. La discontinuidad y transitoriedad de los proyectos exige esa flexibilidad que contrasta con la práctica habitual, en que los puestos de responsabilidad se consideran atribuidos
de forma permanente.
Si se contempla la gestión del gerente de proyecto durante las distintas etapas en que mueve el proyecto, entre las funciones más importantes destacarían:
- Estudio de viabilidades.
- Plan de trabajo, relación de tareas.
- Programación de trabajo.
- Localización de recursos.
- Plan financiero.
- Designación de tareas.
- Seguimiento físico-financiero.
- Evaluación del avance de los trabajos.
Si quieres saber más sobre Project Management, puedes consultar nuestros posgrados: