Realizar un buen trabajo que cumpla los objetivos del cliente dentro de los plazos establecidos y con determinados recursos es la función principal de todo jefe de equipo. Sin embargo, lograr que todo salga según lo planeado no siempre es tarea fácil…
Los imprevistos, los errores, las modificaciones de última hora y otros muchos factores, a veces son los motivos que interfieren en la eficiencia del equipo de ingenieros. Por ello, crear un entorno eficaz se torna una necesidad a la hora de garantizar una buena organización del departamento.
De esta forma, además de asegurar una gestión adecuada del trabajo, los profesionales también afianzarán su compromiso con la empresa. Y es que, al establecer prácticas que optimizan los tiempos y los recursos dejan de trabajar con ese estrés que genera la posibilidad de saltarse los timings.
Cómo optimizar la eficiencia de tu departamento
En este contexto, a lo largo de este post te contamos todo lo que debes saber para sacar el máximo partido a las acciones de tu equipo de ingenieros:
1. Rediseño de procesos
Para reducir costes es necesario eliminar ciertos procedimientos. Replantear todas las acciones, examinar las tareas de cada miembro del equipo y analizar las herramientas que se están utilizando son las claves para rediseñar los procesos.
2. Incorporar las herramientas adecuadas
A veces es importante implementar alguna herramienta que agilice los procesos y monitorice el rendimiento. Así, detectar los problemas de eficiencia resultará más sencillo. Por ejemplo, la implementación de la metodología BIM (Building Information Modeling, por su acrónimo en inglés) para proyectos detecta las incompatibilidades del mismo de manera previa a la construcción, a la vez que optimiza los tiempos y los recursos. Para la aplicación de esta forma de gestionar los proyectos, puedes utilizar herramientas como Revit Architecture, Dynamo, Topografía 2.0 y AECOsim.
También es importante contar con las herramientas necesarias para agilizar la organización de los recursos de que se dispone en cada proyecto y, para esta labor, puedes valerte de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning).
3. Planificación detallada de la fase de construcción
Por otra parte, es indispensable planificar y comprobar la disponibilidad de la mano de obra, la maquinaria, los materiales y otros recursos necesarios para la fase de construcción. En este sentido, el BIM permite una planificación detallada y un control exhaustivo de los ciclos constructivos.
4. Motivación
Otra de las piezas claves en el funcionamiento interno de cualquier equipo es la motivación de todos sus miembros. Y para lograrlo es fundamental que estos profesionales cuenten con un cierto grado de independencia y responsabilidad en sus tareas. Además, felicitar los logros personales, establecer un salario emocional acorde a la empresa y los trabajadores, potenciar un feedback positivo u ofrecerles un plan de carrera interno dentro de la empresa son solo algunas de las opciones de motivación a las que puedes optar.
5. Priorización de tareas
La cuestión no es trabajar más, sino trabajar mejor… Y una buena manera de lograrlo es identificando las tareas que corren una mayor urgencia para focalizarse en ellas sin distracciones. Para reducir los tiempos de cada una de ellas es conveniente utilizar un manual de buenas prácticas, previamente elaborado, para que todos los miembros del equipo puedan basarse en sus hábitos y recomendaciones.
Además, establecer una buena metodología te ayudará a priorizar y distribuir esas tareas. Un ejemplo de esto, serían los proyectos que aplican la metodología SCRUM, consistente en la división del proyecto en subtareas que se apoyan unas a otras, y con plazos de entrega predefinidos, que permiten construir el resultado final de un modo progresivo.
6. Buena comunicación
Garantizar una comunicación bidireccional entre los distintos miembros del equipo, así como con otros departamentos te ayudará a fomentar la confianza y la transparencia. En este caso, la metodología BIM fomenta la interacción entre los distintos profesionales que toman parte en el diseño de una infraestructura o edificio (ingenieros, personal técnico, contratistas, proveedores, clientes, etc).
7. Aplicar el Just-in-time learning
El just-in-time learning, que podría traducirse como “formación justo a tiempo”, no es otra cosa que disponer de los recursos formativos necesarios en el momento preciso. Por ejemplo, si estás desarrollando un proyecto en el que necesitas un experto en nuevas tecnologías que fomenten el ahorro energético, debes disponer de un sistema que te permita a ti o a cualquier miembro del equipo, acceder a ese conocimiento.
En definitiva, es importante contar con un equipo de ingenieros especializado y que sepa optimizar su rendimiento. ¿A qué esperas para facilitar a tus profesionales de la Ingeniería la formación que necesitan para impulsar su eficiencia?
