Cuando nos encaminamos en un proyecto, lo más común es tener grandes aspiraciones y una voluntad de querer abarcar la inmensidad de lo posible. Lo que termina por suceder, es que cuando no está bien definido el alcance del proyecto nos encontramos a la deriva en un mar infinito de aspiraciones, en un proyecto que pierde su forma en la variedad de metas que se quieren alcanzar.
Por este motivo es que, algo que parece tan simple, como definir el alcance de un proyecto, se vuelve tan importante para su gestión a posteriori. Se trata de determinar, de manera clara, concreta y sencilla, los objetivos que se pretenden cumplir con el proyecto; y esto es tan importante, porque la consecución de dichos objetivos es la que determinará la culminación del proyecto en cuestión.
La claridad y la concreción son claves para asegurar que el proyecto incluya únicamente los trabajos necesarios. Ni más, ni menos que los estrictamente necesarios para que el producto, el servicio, y sobre todo el proyecto pueda cumplir con las características previstas. Al igual que la facilidad para comunicarlo, es indispensable que quien quiera involucrarse en el proyecto pueda estar seguro de estar remando en la misma dirección que los demás.
Por este motivo, nunca está de más contar con líneas guía que puedan, no solo facilitar la redacción del alcance de un proyecto, sino que puedan servir para verificar objetivamente si lo que hemos redactado está bien encaminado o no. Allí es donde entran los conceptos del criterio SMART para la redacción de objetivos.
Criterio SMART
Cuando nos enfrentamos a la definición de alcance del proyecto, sirve de gran ayuda guiarnos por el criterio SMART, que no son más que una serie de conceptos que debemos tener siempre en cuenta a la hora de establecer objetivos (el alcance del proyecto), de manera eficaz y productiva. Se trata de 5 anglicismos que componen la palabra SMART y que se traducen en:
- Specific (S): se traduce en “específico” y quiere decir que debe ser claro para no dejar controversias ni ambigüedades.
- Measurable (M):es decir “medible”, de manera que el alcance se pueda monitorizar de forma objetiva.
- Achievable (A): significa “realizable” y no quiere decir otra cosa que debe poder llevarse a cabo dentro de los parámetros de la realidad empírica.
- Realistic (R): se refiere a que debe ser un alcance “realista”, es decir que sea factible con los recursos materiales y de tiempo en un escenario lo más real posible.
- Time-related (T): quiere decir “acotado en el tiempo” y significa que el alcance debe estar acotado en un lapso de tiempo finito.
Si el alcance que proponemos puede considerarse acorde con estos 5 adjetivos, tendremos más certeza de que los objetivos planteados en el alcance pueden ser transmitidos y entendidos por cualquiera.
Alcance de un proyecto: ejemplo
A la hora de redactar el alcance de un proyecto, siempre surge la cuestión de la dicotomía entre un alcance con poco detalles o uno con demasiados detalles. La verdad es que, ambos extremos pueden ser perjudiciales para el proyecto, ya que un alcance con escasos detalles deja mucho espacio para la interpretación y cuando se trabaja con clientes esto puede generar dificultades; al igual que en un alcance excesivamente detallado nos encontraríamos con una estructura demasiado rígida que puede terminar por atascar el proyecto.
Para evitar caer en cualquiera de los dos extremos, hemos preparado una plantilla, la cual debe ser compilada teniendo siempre en cuenta el criterio SMART y todos los puntos tratados anteriormente. Esta plantilla se divide en dos partes:
Información del proyecto
- Resumen del Proyecto (Alcances y Limitaciones de un Proyecto)
- Proceso del Proyecto
- Hitos del Proyecto
- Gestión del Proyecto
- Términos y Condiciones
- Suposiciones Generales
Desglose de las fases:
- Fase [n]: [Nombre de la fase]
- Descripción de la fase
- Resultados y suposiciones
- Hitos + calendario
- Presupuesto + pago
- Aprobaciones
- Apéndice A: Descripción de los Resultados
Esperamos que este ejemplo del alcance de un proyecto te sea de utilidad.
