El análisis de las problemáticas, el uso de herramientas e indicadores para el caso de la organización son de vital importancia en la mejora de procesos.
Al encontrar problemas en las técnicas de una empresa, la mejora de procesos permite identificar las debilidades reales de estos mecanismos, encontrar soluciones y el cómo implementar estas mejoras en pro del funcionamiento de la organización.
El mejoramiento de las dinámicas para el funcionamiento de una organización debe ser un proceso constante y correctamente encaminado. Se debe hablar, en primera medida, de una gestión de procesos que tenga incidencia sobre:
El éxito de esta mejora se basa en la recopilación de datos que permitan entender los verdaderos problemas dentro de la empresa. Esto posibilita un análisis fidedigno y la implementación de correcciones con repercusiones positivas para la organización y la transformación de obstáculos para ponerlos a favor de la empresa.
Las herramientas que se eligen para cada una de las fases tienen una repercusión en los resultados que se pueden obtener y en el éxito de la mejora de procesos. Las ayudas elegidas dependen de los problemas que se estén afrontando y, según los datos que quieran recolectarse, existen diversos métodos para encontrar costes innecesarios como el lean manufacturing o el Six Sigma.
Juegan un papel determinante los indicadores y el cómo serán formulados para obtener datos concisos que permitan identificar las problemáticas relevantes, el porqué se generan y puedan dar luz acerca del camino para reducir los inconvenientes e impactos negativos de estas. Cada una de las fases requiere de indicadores específicos que estén ligados entre sí.
Una auditoría interna de los procesos es útil para determinar en qué partes específicas de la empresa se están generando problemas o están comenzando a complicarse los procedimientos, lo que a la larga hará perder recursos a la organización.
Si la empresa aún no cuenta con un controller o persona encargada de supervisar estos escapes, sobre todo a nivel económico, puede ser momento de habilitar este cargo dentro de la institución para ahorrar tiempo y futuros inconvenientes.
Un análisis constante e interno de lo que ocurre a nivel de procesos puede ahorrar bastante tiempo y permitir identificar las fallas. Igual es indispensable un análisis más exhaustivo en esta fase para determinar los problemas más relevantes cuya resolución sea primordial.
Con la información previa, es mucho más sencilla la formulación de metas a corto, largo y mediano plazo. Se deben encontrar objetivos medibles en el tiempo para determinar si los cambios están funcionando como se espera.
Se debe hacer un listado de acciones por cada una de las problemáticas, y determinar las que vayan a ponerse en marcha, en cuánto tiempo y sobre qué áreas específicamente; planificar estas acciones teniendo en cuenta los detalles necesarios.
Usar las herramientas correctas para obtener los datos y para la implementación de estrategias es lo más importante a la hora de realizar una mejora de procesos, pero se deben tener en cuenta los análisis de cada fase para hallar soluciones. No se deben dejar de lado aspectos primordiales como la responsabilidad social empresarial y la sostenibilidad a la hora de reducir costes y generar un mejor servicio.
En Structuralia se encuentran una serie de formaciones de posgrado especializadas en dar herramientas para llevar a cabo la mejora de procesos en una organización y algunas otras temáticas que aplicadas benefician las acciones empresariales.
