Los sistemas SGA son softwares creados para ayudar a las empresas a gestionar la logística de su inventario en forma automatizada y más eficiente.
El sistema de gestión de almacenes (SGA) es un software creado para ayudar a las empresas a gestionar la logística de su inventario en forma automatizada, facilitando su control desde que ingresa la mercancía al almacén hasta que se ejecute su despacho.
¿Cuáles empresas usan sistemas SGA?
Estos sistemas suelen ser implementados por grandes empresas o fábricas que tienen operaciones significativas en sus almacenes y centros de distribución. También lo usan empresas con muchos vendedores que necesitan mantener grandes inventarios de productos para satisfacer la demanda de los clientes.
A pesar de que los SGA existen desde hace algún tiempo atrás, no todas las empresas lo utilizan debido a su elevado costo. Existen gran variedad de software de almacén disponibles en el mercado hoy en día, sin embargo, no todos son ideales para cualquier modelo de negocio. Es importante evaluar estas herramientas antes de elegir la que se ajuste a tu empresa.
Cómo funciona el SGA
Conocer el funcionamiento de los sistemas SGA (WMS en inglés) puede ser muy útil a la hora de escoger un sistema para tu empresa. Las tareas de cada programa varían, sin embargo, en este artículo te mostraremos las más comunes:
Funcionamiento del SGA. Fuente: es.linkedin.com
1. Recepción
En este proceso se hace una captura de datos logísticos de la mercancía recibida. Aquí se puede incluir información sobre el lote al cual pertenece la carga, el número de serie, la fecha de caducidad, el peso, la temperatura y otros datos que servirán para generar las etiquetas de código de barras. Luego esta información es transmitida al software de gestión empresarial de la empresa (ERP) especificando la cantidad exacta de las unidades que entraron al almacén.
2. Ubicación
El sistema debe considerar algunos parámetros básicos como la rotación de la mercancía, los tipos de productos, la incompatibilidad de los artículos que amerite separarlos, el volumen, las formas de presentación y otros datos que sean necesarios para hacer una buena clasificación y el sitio específico donde deben ser ubicados.
El SGA contempla la herramienta llamada cross-docking, la cual se usa para manejar aquellas mercancías con entrega inmediata que no requieren de almacenamiento, pero que pudieran contener algún componente adicional que se requiera para completar un pedido.
3. Control del stock
Con esta función el SGA debe permitir visualizar el mapa del almacén, es decir, una representación gráfica donde se detalle la ubicación de la mercancía dentro de las instalaciones.
Con el sistema también se pueden consultar y modificar los datos relativos a la mercancía, como pérdidas, reservas, roturas, etc. Debe permitir hacer cálculos de rotación de la mercancía y su recuento, para poder determinar el inventario. En caso de que se encuentren diferencias de stock, esta información va automáticamente a la gestión de la gerencia a través del sistema ERP.
4. Salidas
Esta tarea comienza con la preparación de la carga, agrupando y asignando los pedidos. Aquí se incluye la recogida y unión de cargas pequeñas que se requieren para formar un solo pedido, este proceso es conocido como picking.
Luego continúa los etiquetados de despachos para identificar los bultos, a fin de proceder a la carga de estos despachos en los vehículos. Se debe controlar la calidad de este proceso para evitar el surgimiento de cualquier error, como por ejemplo, realizar un envío a un cliente que no lo haya solicitado.
Finalmente, mediante el interfaz de los sistemas SGA y ERP, se comunica a la gerencia cuando se haya despachado la mercancía, informando la cantidad de unidades que salieron, a cuál lote pertenecía, y otros datos que sean necesarios para la gestión administrativa y contable.
Funcionamiento del SGA. Fuente: softwarepara.net
Ventajas que proporciona la utilización de sistemas SGA
Los sistemas de gestión de almacenamiento pueden ser un componente clave en organizaciones de cualquier tipo, tamaño o industria.
Ventajas de Sistemas SGA. Fuente: tupsar.com
Algunos de los beneficios que ofrecen estos sistemas serían:
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Ayuda a tomar mejores decisiones al permitir la visibilidad en tiempo real del estado de cada elemento del inventario.
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Los SGA a menudo se integran con otros sistemas para que puedan usarse con la gestión de inventario, órdenes de compra, contabilidad y administración.
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El sistema permite que los datos puedan ser recopilados no solo de los almacenes sino también desde otras ubicaciones remotas, como centros de envío o centros de atención al cliente.
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Aumenta la eficiencia del almacén en el cumplimiento de pedidos al acortar el tiempo de respuesta.
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Proporciona información real sobre la existencia de mercancía en el inventario.
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Incrementa la productividad de los empleados, quienes pueden dedicarse a realizar otras actividades.
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Reduce el número de errores cometidos por las personas en la logística de almacenamiento.
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Se detecta rápidamente la ubicación de la mercancía.
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Almacena materiales de la manera más rentable posible para desalentar el robo de mercancía.
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Mejora el servicio al cliente.
Cómo elegir el mejor software de SGA para tu empresa
Existen diferentes tipos de SGA disponibles en el mercado y elegir el adecuado puede ser una tarea difícil. Un buen punto de partida es determinar las necesidades de la compañía para luego investigar sobre algún sistema que haya sido probado por otras empresas y pueda ser aplicado en tu negocio.
Es importante recordar que no todos los SGA son iguales, algunos son más costosos que otros, pero hay los que ofrecerán más funciones por el mismo precio. Se debe considerar cuánto tiempo se está dispuesto a dedicar en cada proceso, y si vale la pena o no en términos de análisis de costo-beneficio.
Principales SGA en el mercado
En la actualidad hay gran variedad de softwares, algunos con mucho tiempo en el mercado que te permite evaluar más fácilmente si cubre las necesidades de tu empresa, entre ellos podemos nombrar a Two, InLOG WMS, Ahora, Aqua Intelligent Warehouse, AlierSGA y Geinfor. Sin embargo, puedes desarrollar tu propio sistema ajustado a las necesidades de tu negocio.
Las empresas vienen afrontando problemas con el manejo de su inventario, como por ejemplo obsolescencia, robos, alto requerimiento de personal para el almacén, etc., lo que merma la rentabilidad del negocio. Con todos los beneficios que ofrecen los SGA, las empresas pueden reducir estos riesgos y costos de manera rápida y eficiente.
En este artículo te hemos expuesto todo lo que necesitas saber para aprovechar las ventajas que ofrecen los sistemas SGA. Comienza a implementarlo hoy para potenciar la eficiencia y productividad de tu negocio.
