El control de costos, y también el de los gastos, se convierten en pilares fundamentales para el buen funcionamiento de una empresa. No solamente hemos de poner en marcha esta política de gestión en momentos de crisis, sino que ha de formar parte de una estrategia de acción permanente. Dicha filosofía debemos institucionalizarla en todos los departamentos de la compañía para conseguir la implicación tanto de directivos como de empleados.
¿Qué es el control de costos?
La reducción de los gastos no es el único factor a considerar. También hemos de preocuparnos por rentabilizar al máximo nuestros recursos limitados. En este sentido, los costes de nuestro negocio tienen que estar directamente relacionados con los beneficios.
De nada sirve centrarnos exclusivamente en recortar lo que invertimos en nuestra actividad, ya que eso podría significar una merma en la calidad del producto o servicio que ofrecemos, algo que, a largo plazo, acabaría influyendo de forma negativa en nuestra cuenta de resultados.
Existe una diferencia importante entre gastos y costes. El primer concepto proviene de la contabilidad y abarca todo el capital que sale de nuestras arcas, mientras que el coste está relacionado con el producto que fabricamos o comercializamos. Por tanto, reducir el gasto sin actuar sobre el coste podría traducirse en un aumento de este último debido a la falta de mantenimiento de nuestros activos.
Factores a tener en cuenta
Cuando nos referimos a los costes de fabricación o distribución que debemos asumir, conviene que valoremos tres elementos importantes:
- El valor directo de los materiales, como, por ejemplo, los envases, embalajes y todos aquellos insumos o recursos que utilizamos para la producción del artículo o la prestación del servicio.
- La mano de obra directa, la cual tiene que ver con todos los costes generados por el factor humano en el proceso productivo o de prestación de servicios.
- El coste indirecto de fabricación. Hace referencia a los costes generales que se originan en los dos procesos anteriores.
Por su parte, en lo que concierne a los gastos, hemos de distinguir también tres categorías:
- Los gastos administrativos, básicos para el correcto funcionamiento de cualquier empresa (suministros, alquileres, material de oficina, etcétera).
- Los de ventas son aquellos que se originan como consecuencia de potenciar nuestro producto o servicio (publicidad, merchandising…).
- Los financieros. Otros gastos necesarios para financiar la actividad de nuestro negocio, como los intereses derivados de préstamos o las diferencias de cambio de divisa.
¿Qué hacer para reducir los costes de nuestra empresa de forma efectiva?
Para favorecer la rentabilidad de nuestra empresa y su crecimiento futuro, existen muchas fórmulas que tienen que ver con el control de costos. Algunas de nuestras propuestas son las siguientes:
- Cerrar presupuestos mensuales y no sobrepasarlos.
- Incentivar a los empleados para que consigan ahorros y descuentos para la empresa.
- Fomentar el teletrabajo, lo cual puede llegar a incidir en el aumento de la productividad.
- Fijar unos objetivos concretos de reducción de costes y premiar a los departamentos que lo logren.
- Negociar periódicamente los contratos con terceros para conseguir mejores ciondciones.
- Estudiar la evolución anual de los costes y gastos para tomar las medidas oportunas
- Motivar al personal para convencerlo de la importancia de reducir costes e implicarlo para que participe activamente en la propuesta de ideas que reviertan en un aumento de la productividad.
¿Por qué es importante el control de costos?
El control de costos es esencial porque permite a las organizaciones:
- Anticipar posibles desequilibrios financieros.
- Mantener la competitividad en mercados exigentes.
- Establecer márgenes de beneficio realistas y sostenibles.
- Identificar áreas de desperdicio o uso ineficiente de recursos.
Un sistema de control de costos bien diseñado aporta transparencia y confianza a los directivos, inversionistas y demás partes interesadas, al mostrar cómo se están gestionando los recursos disponibles.
Clasificación de los costos empresariales
Antes de aplicar estrategias de control, es necesario distinguir las diferentes categorías de costos que enfrenta una empresa.
Según su naturaleza:
- Costos fijos: son aquellos que se mantienen constantes independientemente del volumen de producción (ejemplo: alquiler de oficinas, sueldos administrativos).
- Costos variables: fluctúan en función de la actividad de la empresa (ejemplo: materias primas, comisiones de ventas).
Según su asignación al producto:
- Costos directos: se trata de los costos que se aplican directamente sobre la producción de un bien o servicio. Por ejemplo, el material principal que se usa para fabricar un producto o la mano de obra de los trabajadores que están directamente en la línea de producción.
- Costos indirectos: no se pueden relacionar directamente con la producción de un solo producto. Un ejemplo de costo indirecto para una empresa es el personal de limpieza que se contrata para la limpieza y el mantenimiento del edificio.
Según la función en la empresa:
- Costos de producción: incluye todos los gastos necesarios para fabricar un producto. Aquí entran los costos directos y los costos indirectos de fabricación.
- Costos de administración: se consideran los gastos en general de la dirección y la gestión de la empresa. No están directamente relacionados con la producción o la venta.
- Costos de distribución y venta:son los costos relacionados con la venta y entrega de los productos a los clientes. Esto incluye la publicidad, las comisiones de los vendedores, los gastos de transporte, los empaques de los productos y los gastos de almacenamiento.
- Costos financieros:son los gastos que la empresa incurre por el uso de capital ajeno. El ejemplo más común son los intereses que se pagan sobre los préstamos bancarios.
Estas clasificaciones no son excluyentes, ya que un mismo costo puede clasificarse en varias categorías.
Ventajas del control de costos
- Optimización de recursos: permite usar de forma eficiente el capital, materiales y tiempo.
- Prevención de riesgos financieros: facilita la detección temprana de desviaciones en el presupuesto.
- Mejor planificación estratégica: proporciona datos confiables para proyectar inversiones y expansión.
- Aumento de la rentabilidad: contribuye a mantener los márgenes de beneficio dentro de niveles sostenibles.
- Mayor competitividad: una empresa que controla sus costos puede ofrecer precios más atractivos sin comprometer la calidad.
Etapas del control de costos
El proceso de control de costos no es estático; requiere un ciclo continuo de análisis y retroalimentación. Las principales etapas son:
- Planificación: definición del presupuesto inicial y establecimiento de objetivos financieros claros.
- Registro: documentación precisa de todos los costos generados en las operaciones diarias.
- Comparación: evaluación de los costos reales frente al presupuesto proyectado.
- Análisis: identificación de desviaciones y causas que explican las diferencias encontradas.
- Acción correctiva: implementación de medidas para ajustar los procesos y optimizar los recursos.
- Seguimiento: revisión periódica de los resultados para garantizar la eficacia de las acciones adoptadas.
