Cuando hablamos de la gestión integral de proyectos, estamos hablando de un sistema de gestión relativo a un conjunto de elementos y áreas que se integran para satisfacer los requisitos del proyecto. La importancia de “integral” reside en que todos los elementos interactúan para lograr un objetivo final común para todos las partes.
El sistema integral, por tanto, marcará una dirección clara con objetivos estratégicos individuales para todos los elementos y áreas que componen el proyecto, asegurando que se integren dentro de una estrategia global.
Elementos del proyecto
Cada proyecto cuenta con múltiples y diversos elementos; recursos humanos, materiales y documentos que se integran en distintos plazos y tareas con finalidades individuales pero no independientes. De ahí surge la necesidad de una correcta gestión integral de proyectos que implique a todos los departamentos a actuar dentro de un conjunto de actividades coordinadas según sus relaciones de tiempo, condicionantes, dependencia y causalidad entre ellas.
Áreas de la gestión integral de proyectos
Los departamentos son las diferentes áreas interconectadas de gestión en las que se divide el sistema integral del proyecto y que cuentan con elementos específicos o compartidos entre si. El gestor de proyectos deberá realizar una matriz de trabajo con los objetivos propios de cada una de las áreas, de manera que se pueda comprobar con agilidad que cada objetivo cumple con los objetivos del resto.
Gestión de procesos
Es el área principal y su objetivo, como sus elementos asociados, tienen la finalidad de crear el producto final de la manera más eficiente cumpliendo los plazos, pero eso no es suficiente, pues el producto o métodos de trabajo deberá satisfacer requisitos de calidad, seguridad o especificaciones ambientales impuestas por el resto de departamentos de gestión.
- Personal operativo y de soporte: coordinar los esfuerzos de los trabajadores, asegurando una buena relación de tiempos y correlación de actividades.
- Colaboradores externos: integrar los trabajos con otros gestores para establecer pautas de trabajo comunes que aseguren los objetivos.
- Proveedores: coordinar e integrar las entregas en el programa de trabajo (cuándo, dónde y cómo recibir material).
- Recursos humanos y materiales: selección más idónea adaptada a los procesos constructivos.
Gestión de calidad
La elección del proceso constructivo depende de la calidad exigida por el cliente, descrita en los requisitos del proyecto. Los sistemas de trabajo, comunicación y entregas se gestionan bajo los condicionantes impuestos por estos.
- Procesos: adaptados a la metodología de trabajo y redacción de pliegos de prescripciones técnicas según pautas y estándares de calidad.
- Recursos materiales y mecánicos: adaptados a normas ISO, pliegos de producto y formas de trabajo, que cumplan las condiciones de calidad y aspectos medioambientales, como por ejemplo el acero inoxidable para usos en entorno marino.
- Acabados: definen los resultados de la gestión de calidad.
- Nivel de detalle en la documentación: asociado a la calidad exigida y aplicado a todas las áreas de gestión donde se generan informes, pliegos, etc.
Gestión medio ambiental
El entorno de trabajo y el tipo de proyecto establecerán los condicionantes de gestión medioambientales y las restricciones en los procesos de trabajo. Dependiendo de si trabajamos en una zona de protección especial, áreas vulnerables o áreas urbanizables se adoptarán diferentes medidas.
- Procesos: limitación o restricciones de espacios y usos por condicionantes de afección al hábitat. Sistema no intrusivo con el entorno (ruido si estamos en zona de aves protegidas)
- Calidad: adopción de normativa según los requerimientos del entorno.
- Recursos materiales y mecánicos: atención a componentes nocivos según la zona de trabajo, contaminación y ruido.
- Documentación: evaluación o informe de impacto ambiental que define procesos y condiciones de trabajo.
Gestión de seguridad y salud
La gestión de seguridad y salud se diseñará según los riesgos que pueden derivar de los procesos constructivos (entorno, maquinaria, etc) estableciendo pautas de trabajo que se integrarán en la ejecución de las tareas
- Procesos: sistemas de trabajo, delimitación de áreas de paso para maquinaria o para el personal, medidas de seguridad según tipo de tarea.
- Entorno: definición de riesgos asociados al hábitat.
- E.P.I: equipo de protección individual adaptado a las necesidades del entorno y procesos constructivos.
- Documentación: estudio de seguridad y salud condiciona como guía de buenas prácticas y generación de informes de seguridad en los procesos de ejecución.
- Recursos materiales y mecánicos: Elección de la tipología con las condiciones de seguridad, mantenimiento y estado necesarias.
Como conclusión, el éxito de una correcta planificación, control y toma de medidas correctivas que nos den una capitalización de la experiencia será el recurso más valioso que guardaremos tras el fin de los trabajos. Por ello es importante la generación de informes en las diferentes áreas de gestión de proyectos, que sean comunicados con el fin de no solo mejorar la experiencia propia del proyecto, sino que sirva también para generar un sistema de trabajo más óptimo en futuros trabajos.
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