Traemos los elementos que no se pueden olvidar en la realización de acta de constitución del un proyecto.
El acta de constitución de un proyecto es un documento que se elabora al inicio del todo y que tiene como función establecer los fundamentos y los objetivos de un proyecto. La importancia del acta de constitución de un proyecto radica en que es necesaria para establecer una base sólida para el proyecto y asegurar que todos los miembros del equipo estén en la misma página con respecto a los objetivos y alcances del proyecto.
Este documento autoriza la existencia del proyecto y le da forma, confiriendo al director la autoridad necesaria para asignar recursos en base a la organización de las actividades del proyecto. Es una parte muy importante del PMBOK y un recurso fundamental en la gestión de proyectos a través de la metodología de Project Manager.
Portada del PMBOK 7ma edición. Fuente: Project Management Institute
Factores claves para elaborar el acta de constitución de un proyecto
A continuación enumeramos de manera muy resumida los pasos que se tienen que llevar a cabo a la hora de realizar el acta de constitución de un proyecto:
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Documento de negocio
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Acuerdos
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Factores ambientales de la empresa
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Activos de los procesos de la organización
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Juicio de los expertos
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Recopilación de datos
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habilidades interpersonales y de equipo
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Reuniones
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Acta de constitución del proyecto
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Registro de supuestos
Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (PMBOK® Guide) – Sexta Edición, Project Management Institute Inc., 2017, Gráfico 4-2, Página 75
Para un mayor desarrollo de estos factores clave que involucran el acta de constitución de un proyecto, te recomendamos visitar el post que hemos publicado anteriormente en el Blog de Structuralia.
Elementos que se deben incluir en toda acta de constitución de un proyecto
Por otro lado, en esta ocasión, vamos a enumerar una serie de elementos que recomendamos que no falten a la hora de realizar el acta de constitución de un proyecto dentro de la metodología de Project Manager:
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Introducción: Esta sección debe describir brevemente el proyecto, su propósito y objetivos, así como los beneficios que se esperan obtener al completar el proyecto. También debe incluir el nombre del proyecto, la fecha de inicio y la fecha prevista de finalización.
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Descripción del proyecto: se debe describir el proyecto con detalle, incluyendo los objetivos específicos, los entregables esperados, los requisitos, los plazos y los presupuestos.
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Alcance del proyecto: es importante definir el alcance del proyecto y los límites que se aplicarán a lo largo del proyecto. Es importante definir los límites para evitar que el proyecto se extienda más allá de lo necesario y para garantizar que se cumplan los objetivos.
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Roles y responsabilidades: aquí, se debe definir el papel y las responsabilidades de cada miembro del equipo, incluyendo los líderes del proyecto y los miembros del equipo.
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Riesgos y supuestos: En esta sección, se deben identificar los riesgos y supuestos del proyecto, así como las medidas que se tomarán para mitigar los riesgos y abordar los supuestos.
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Presupuesto y financiación: En este apartado se delimita el presupuesto del proyecto y la financiación disponible, así como cualquier otra información financiera relevante.
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Calendario y planificación: se establece un calendario detallado del proyecto, incluyendo los plazos y las fechas de entrega, así como el plan de trabajo y los hitos.
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Aprobaciones: finalmente se debe incluir las aprobaciones necesarias, como la aprobación del cliente o del patrocinador del proyecto.
Consejos para elaborar un acta de constitución de un proyecto
Para crear un acta de constitución de proyecto efectiva, es importante seguir algunas recomendaciones. En primer lugar, es fundamental definir claramente los objetivos del proyecto y los entregables clave, ayudará a tener una idea clara del alcance del proyecto y evitar cambios inesperados durante su ejecución. También es importante identificar e involucrar a todas las partes interesadas, para asegurar su compromiso en el éxito del proyecto y evitar problemas de comunicación y coordinación.
Otro aspecto clave es establecer un plan de gestión del cambio. Es común que surjan cambios en el proyecto durante su ejecución, por lo que es importante tener un plan que defina cómo se van a manejar estos cambios y quién va a ser responsable de autorizarlos. Además, es esencial definir los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo de proyecto, para que puedan trabajar de manera efectiva y coordinada.
Finalmente, es importante establecer un presupuesto y cronograma realista y basado en estimaciones bien fundamentadas. Esto permitirá tener una idea clara del costo y tiempo necesarios para completar el proyecto y evitar sorpresas durante su ejecución. Siguiendo estas recomendaciones, se puede crear un acta de constitución de proyecto sólida que siente las bases para una gestión efectiva del proyecto y aumente las posibilidades de éxito en su ejecución.
En resumen, conocer cómo elaborar un acta de constitución para un proyecto es importante porque ayuda a definir los objetivos y el alcance del proyecto, identifica los miembros del equipo y sus responsabilidades, establece un presupuesto y un plan de trabajo, identifica los riesgos y supuestos del proyecto, y obtiene las aprobaciones necesarias antes de comenzar el proyecto. Esto asegura que todos los miembros del equipo y las partes interesadas estén en la misma página y puedan trabajar juntos para alcanzar los objetivos del proyecto.
Para conocer más sobre la metodología de Project Management, el PM institute, y el PMBOK, y obtener una certificación en este aspecto te recomendamos visitar los distintos programas de especialización profesional que ofrece Structuralia, sobre gestión de proyectos.
