El Acta de Constitución es el documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.
En este post, seguiremos las pautas del PMBoK (Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos del Project Manager Institute, que nos ayudarán a desarrollar sus puntos esenciales.
Acta de Constitución del Proyecto: Entradas
Tras la firma del contrato de un proyecto, se debe desarrollar el Plan para la dirección del proyecto que comienza con la firma del Acta de Constitución. Este documento permitirá un entendimiento de todas las partes y un punto de partida para el desarrollo del plan.
El beneficio es un inicio y unos límites del proyecto bien definidos, la creación de un registro formal del proyecto y el establecimiento de una forma directa para que la dirección general acepte formalmente y se comprometa con el proyecto.
Enunciado del Trabajo del Proyecto
El Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW) establecerá las bases del proyecto. Motivos por los que se hace, objetivos y vías de desarrollo posibles para su consecución, que según la guía PMBoK se dividen en:
- Necesidad de negocio: demanda del mercado, avances tecnológicos, requisitos legales gubernamentales o medioambientales.
- Descripción del alcance del producto: características del producto, servicio o resultados que el proyecto se encargará de crear.
- Plan estratégico: metas y objetivos estratégicos de la organización.
Caso de Negocio
Con las bases del proyecto establecidas, es vital conocer cómo el negocio será rentable. Para ello, se estudiarán una serie de parámetros que marcarán su viabilidad en términos de la inversión requerida.
- Demanda del mercado.
- Necesidades de la organización.
- Avances tecnológico disponibles.
- Requisitos legales.
- Impacto ecológico.
- Necesidad social.
Acuerdos
Es necesario llegar a ciertos acuerdos con los agentes que intervendrán en el proyecto para poder definir las intenciones iniciales de un proyecto. Estos pueden tomar la forma de:
- Contratos (clientes externos).
- Memorandos de entendimiento (MOUs) que describen un acuerdo bilateral o multilateral entre las partes, indicando la intención de emprender una línea de acción común.
- Acuerdos de nivel de servicio (SLA).
- Acuerdos verbales, correos electrónicos u otros acuerdos escritos.
Factores Ambientales de la Empresa
Es necesario redactar, con el objetivo de integrar en los procesos, toda aquella clase de factores o reglamentos que puedan influir en el desarrollo del acta de constitución:
- Estándares de calidad o estándares de protección del trabajador.
- Cultura y estructura de la organización.
- Condiciones del mercado.
Activos de los Procesos de la Organización
La experiencia y modos de trabajo de la empresa, se reflejarán en el acta de constitución para tenerlos en cuenta, en pos de su adaptación al desarrollo del proyecto.
- Procesos estándar de la organización, políticas y definiciones de procesos.
- Plantillas (ejemplo: plantilla del acta).
- Información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas.
Juicio de Expertos
Con el objetivo de evaluar las entradas que se usan para elaborar el acta de constitución del proyecto, es recomendable contar con la opinión de cualquier grupo o individuo con conocimientos o formación especializada.
Diagrama de Flujo de Datos a desarrollar en el Acta de Constitución del Proyecto. Fuente: PMBok_Guide
Acta de Constitución del Proyecto: Salidas
En este punto, se deberán documentar las necesidades de negocio y puntos principales del proyecto a tener en cuenta para la gestión integral del proyecto en función de las necesidades y servicio, o resultado, que el proyecto debe proporcionar, como son:
- El propósito o la justificación del proyecto.
- Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados.
- Los requisitos de alto nivel.
- Los supuestos y las restricciones.
- La descripción de alto nivel del proyecto y sus límites.
- Los riesgos de alto nivel.
- El resumen del cronograma de hitos.
- El resumen del presupuesto.
- La lista de interesados.
- Los requisitos de aprobación del proyecto.
- El director del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad.
- El nombre y el nivel de autoridad del sponsor o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto.
Redactado el acta de constitución, el siguiente documento del proyecto a desarrollar será el Plan para la dirección del proyecto, dónde se recogerá el proceso de definir, preparar y coordinar todos los planes secundarios e incorporarlos en un plan integral para la dirección del proyecto, pero eso será motivo de otro post.
