El acta de constitución: punto de partida del proyecto

Publicado originalmente el 06 de mayo de 2020, actualizado el 20 de junio de 2023

El acta de constitución del proyecto es un documento que establece las bases y los fundamentos para la gestión exitosa de un proyecto. 

El acta de constitución: punto de partida del proyecto

El acta de constitución del proyecto es un documento fundamental que establece las bases y los lineamientos generales para la planificación, ejecución y control de un proyecto.

También se le conoce como carta de proyecto o documento de inicio del proyecto, y tiene como objetivo principal definir y comunicar de manera clara y concisa la visión y los objetivos del proyecto, así como las responsabilidades y roles de los involucrados en su ejecución. 

Es elaborada por el patrocinador o el líder del proyecto en colaboración con los interesados clave. En este artículo seguiremos las pautas del PMBoK (Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos del Project Manager Institute), que nos ayudarán a desarrollar sus puntos esenciales.

Acta de Constitución del Proyecto: Entradas

Tras la firma del contrato de un proyecto, se debe desarrollar el Plan para la dirección del proyecto que comienza con la firma del Acta de Constitución. Este documento permitirá un entendimiento de todas las partes y un punto de partida para el desarrollo del plan.

El beneficio es un inicio y unos límites del proyecto bien definidos, la creación de un registro formal del proyecto y el establecimiento de una forma directa para que la dirección general acepte formalmente y se comprometa con el proyecto.

Enunciado del Trabajo del Proyecto

El Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW) establecerá las bases del proyecto. Motivos por los que se hace, objetivos y vías de desarrollo posibles para su consecución, que según la guía  PMBoK se dividen en:

• Necesidad de negocio: demanda del mercado, avances tecnológicos, requisitos legales gubernamentales o medioambientales.

• Descripción del alcance del producto: características del producto, servicio o resultados que el proyecto se encargará de crear. 

• Plan estratégico: metas y objetivos estratégicos de la organización.

Caso de Negocio

Con las bases del proyecto establecidas, es vital conocer cómo el negocio será rentable. Para ello, se estudiarán una serie de parámetros que marcarán su viabilidad en términos de la inversión requerida.

• Demanda del mercado.

• Necesidades de la organización. 

• Avances tecnológico disponibles. 

• Requisitos legales. 

• Impacto ecológico. 

• Necesidad social. 

Acuerdos

Es necesario llegar a ciertos acuerdos con los agentes que intervendrán en el proyecto para poder definir las intenciones iniciales de un proyecto. Estos pueden tomar la forma de: 

• • Contratos (clientes externos). 

  • Memorandos de entendimiento (MOUs) que describen un acuerdo bilateral o multilateral entre las partes, indicando la intención de emprender una línea de acción común.

  • Acuerdos de nivel de servicio (SLA).

  • Acuerdos verbales, correos electrónicos u otros acuerdos escritos.

Factores Ambientales de la Empresa

Es necesario redactar, con el objetivo de integrar en los procesos, toda aquella clase de factores o reglamentos que puedan influir en el desarrollo del acta de constitución: 

• Estándares de calidad o estándares de protección del trabajador.

• Cultura y estructura de la organización.

• Condiciones del mercado.

Activos de los Procesos de la Organización

La experiencia y modos de trabajo de la empresa, se reflejarán en el acta de constitución para tenerlos en cuenta, en pos de su adaptación al desarrollo del proyecto.

• Procesos estándar de la organización, políticas y definiciones de procesos.

• Plantillas (ejemplo: plantilla del acta).

• Información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas.

Juicio de Expertos

Con el objetivo de evaluar las entradas que se usan para elaborar el acta de constitución del proyecto, es recomendable contar con la opinión de cualquier grupo o individuo con conocimientos o formación especializada. 

Diagrama de Flujo de Datos a desarrollar en el Acta de Constitución del Proyecto. Fuente: PMBok_Guide

Acta de Constitución del Proyecto: Salidas

En este punto, se deberán documentar las necesidades de negocio y puntos principales del proyecto a tener en cuenta para la gestión integral del proyecto en función de las necesidades y servicio, o resultado, que el proyecto debe proporcionar, como son: 

• El propósito o la justificación del proyecto.

• Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados.

• Los requisitos de alto nivel.

• Los supuestos y las restricciones.

• La descripción de alto nivel del proyecto y sus límites.

• Los riesgos de alto nivel.

• El resumen del cronograma de hitos.

• El resumen del presupuesto.

• La lista de interesados.

• Los requisitos de aprobación del proyecto. 

• El director del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad.

• El nombre y el nivel de autoridad del sponsor o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto.

Redactado el acta de constitución, el siguiente documento del proyecto a desarrollar será el Plan para la dirección del proyecto, dónde se recogerá el proceso de definir, preparar y coordinar todos los planes secundarios e incorporarlos en un plan integral para la dirección del proyecto, pero eso será motivo de otro post.

Estructura del acta de constitución del proyecto

Es importante tener en cuenta que la estructura del acta de constitución del proyecto puede variar según la organización y la naturaleza del proyecto en cuestión. Por lo tanto, es recomendable adaptar esta estructura a las necesidades específicas de tu proyecto. A continuación presentaremos un ejemplo:

• Título del proyecto: Proporciona un nombre descriptivo para identificar el proyecto.

• Resumen ejecutivo: Proporciona una descripción concisa del proyecto, su propósito y los beneficios esperados.

• Justificación: Explica las razones y necesidades que fundamentan la realización del proyecto.

• Objetivos del proyecto: Enumera los objetivos específicos que se pretenden lograr con el proyecto.

• Alcance del proyecto: Describe los límites y las fronteras del proyecto, especificando qué está incluido y qué está excluido.

• Resultados esperados: Detalla los productos o entregables finales que se esperan obtener del proyecto.

• Requisitos: Enumera los requisitos clave que deben cumplirse para considerar el proyecto exitoso.

• Stakeholders: Identifica a las partes interesadas clave del proyecto, incluyendo a los patrocinadores, clientes, usuarios finales y otras partes relevantes.

• Organización del proyecto: Describe la estructura organizativa del proyecto, incluyendo el equipo de proyecto, los roles y responsabilidades de los miembros del equipo.

• Cronograma: Proporciona una visión general de las principales etapas y actividades del proyecto, junto con las fechas de inicio y finalización previstas.

• Presupuesto: Estima los recursos financieros necesarios para ejecutar el proyecto, incluyendo los costos de personal, materiales, equipos y otros gastos relevantes. 

• Riesgos: Identifica los principales riesgos que podrían afectar al proyecto y propone estrategias para mitigarlos. 

• Aprobaciones: Establece las personas o entidades responsables de aprobar el acta de constitución del proyecto. 

• Anexos: Adjunta cualquier información adicional relevante para respaldar el acta de constitución, como diagramas, estudios de viabilidad, entre otros.

En conclusión podemos decir que, el acta de constitución del proyecto es un documento importante que establece formalmente la existencia y los detalles fundamentales de un proyecto. Esta acta suele ser redactada al inicio del proyecto y sirve como base para su planificación y ejecución.

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