La gestión de proyectos es una disciplina de vital importancia para cualquier empresa por las ventajas y beneficios que genera. La consecución de objetivos con mayor eficacia, la reducción de plazos y el mayor control de riesgos a los que da lugar una correcta ejecución de un proyecto en una empresa supone ventajas competitivas en el mercado.
La figura del gestor de proyectos se hace por tanto clave, especialmente en los proyectos de construcción, donde coexisten multitud de tareas simultáneas con distintas fases y agentes implicados.
¿Qué es un gestor de proyectos y cuales son sus funciones?
El gestor de proyectos es la figura encargada de controlar que las actividades se desarrollen según la planificación, objetivos, requisitos de calidad y usos estipulados fijados por el cliente.
El gestor deberá por tanto aglutinar y coordinar con éxito áreas tan diversas como recursos humanos, gestión técnico-financiera, gestión de riesgos, documentos y buenas prácticas resolviendo eficazmente las incidencias que surjan durante el desarrollo del proyecto en sus distintas fases.
El gestor será el encargado por tanto de tomar las decisiones de responsabilidad. Establece el execution plan y los workflows, asignando las tareas a los distintos agentes que intervienen en el proyecto, coordinando sus objetivos dentro de un sistema de worksharing efectivo y ágil que permita el mayor rendimiento del proyecto.
Fases en las que interviene un gestor de proyectos
El gestor del proyecto está presente en todas las fases del mismo: inicial, intermedio y final, y en los procesos de planificación, seguimiento y control de la fase intermedia.
En la fase inicial, el gestor del proyecto debe concluir el alcance preliminar del proyecto de forma resumida. Se puede decir que, el alcance preliminar del proyecto es la definición de los requisitos de alto nivel, los principales productos entregables y las hipótesis y restricciones del proyectos.
En la fase intermedia del proyecto, el alcance es parte fundamental del proceso de planificación. Una vez desarrollado dicho alcance debemos proceder al desarrollo del alcance detallado, lo cual conlleva entre otras cosas generar la descomposición estructurada de tareas (WBS -”Work Breakdown Structure” o EDT- Estructura del Desglose del trabajo).
Una vez realizados el alcance preliminar de la primera fase y el alcance detallado procederemos al inicio de la planificación, debe estar sometida a un seguimiento y control durante la ejecución del proyecto, para identificar problemas o desviaciones, y poder así corregir o reconducir el proyecto.
En la fase final del proyecto se debe verificar que se han alcanzado los objetivos del proyecto y cumplido con el alcance fijado. Las conclusiones de esta verificación formarán parte del conjunto de resultados del proyecto.
Herramientas más utilizadas en la gestión de proyectos
El gestor de proyectos es el responsable de elegir la herramienta que mejor se adapte a la consecución de los objetivos fijados. No se trata de elegir la herramienta más de moda, sino aquella más útil para cumplir las tareas previstas.
Common Data Environment
El CDE, es un espacio de trabajo virtual para la gestión de proyectos y transformación digital. Guarda toda la información mediante capas, en un historial de trabajo que evita la pérdida de información y permite recuperar archivos, cómo saber en qué momento se falló, quien o de qué manera. De esta manera se agilizan futuros proyectos.
BIM 360
En el sector de la construcción y la arquitectura, BIM 360, es una herramienta de trabajo colaborativo que a diferencia del CDE, permite más agilidad para los flujos de trabajo y la interacción de los miembros del equipo al trabajar en tiempo real, pero a diferencia del CDE, no guarda un historial del trabajo realizado.
Fieldwire
Esta herramienta es especialmente útil para la visualización en campo de planos mediante dispositivos móviles. Indica detalles constructivo, marcas y permite la comunicación con otros agentes mediante comentarios, fotos y listas de control sincronizados en tiempo real.
Builder Trend
Software de remodelación y construcción programable. Su gran atractivo se basa en la posibilidad de gestionar los procesos de preventa y el trato con los clientes para ofrecer propuestas, ofertas. Incluye hojas de tiempo, mensajería y numerosas aplicaciones de contabilidad
Navisworks
Otra herramienta orientada al mundo BIM para la gestión y coordinación de los modelos. Permite que el gestor combine distintos modelos de plataformas en una para la revisión de interferencias, mediciones e identificación de problemas que comunica a los agentes intervinientes para su solución en tiempo real.
