Funciones y herramientas de un gestor de proyectos

Funciones y herramientas de un gestor de proyectos

La gestión de proyectos es una disciplina de vital importancia para cualquier empresa por las ventajas y beneficios que genera. La consecución de objetivos con mayor eficacia, la reducción de plazos y el mayor control de riesgos a los que da lugar una correcta ejecución de un proyecto en una empresa supone ventajas competitivas en el mercado.

Un gestor de proyectos realiza funciones dentro de una empresa que abarcan tareas diferentes. Su cometido principal es el de realizar la supervisión de los encargos, desde que comienzan hasta que finalizan por completo. La gestión de los proyectos es una disciplina de gran importancia para cualquier empresa por las ventajas que genera para la misma.

Entre los beneficios se encuentran la consecución de objetivos con mayor eficacia, la reducción de plazos y el mayor control de riesgos a los que da lugar una correcta ejecución de un proyecto en una empresa. Por este motivo, la figura del gestor de proyectos es clave, especialmente en los proyectos de construcción, donde coexisten multitud de tareas simultáneas con distintas fases y agentes implicados.

Gestor de proyectos: características y funciones

El gestor de proyectos es la figura encargada de controlar que las actividades se desarrollen según la planificación, los objetivos, los requisitos de calidad y los usos estipulados fijados por el cliente. Esta figura deberá, por tanto, El gestor deberá por tanto aglutinar y coordinar con éxito áreas tan diversas como recursos humanos, gestión técnico-financiera, gestión de riesgos, documentos y buenas prácticas. Asimismo, deberá resolver eficazmente las incidencias que surjan durante el desarrollo del proyecto en sus distintas fases.

La persona encargada del proyecto deberá tomar las decisiones de responsabilidad. Establece el execution plan y los workflows, asignando las tareas a los distintos agentes que intervienen en el proyecto, coordinando sus objetivos dentro de un sistema de worksharing efectivo y ágil que permita el mayor rendimiento del proyecto. 

Entre las principales funciones de un gestor de proyecto se encuentran:

• Planificación, ejecución y control del proyecto

• Responder correos electrónicos

• Reunir a los miembros de su equipo

• Mantener contacto estrecho con el cliente y las demás partes interesadas

• Revisar y analizar el desarrollo del proyecto

• Examinar la documentación correspondiente

• Decidir si se deben reasignar recursos.

¿Qué tareas debe realizar un gestor de proyectos?

A continuación, te mostramos las diferentes tareas que conlleva el cargo de gestor de proyectos, así como las obligaciones que debe cumplir en cada una de ellas.

• Planificar: el gestor de proyectos se encarga de realizar un plan de cumplimiento de objetivos, el cual servirá como guía.

• Liderar: la figura encargada del proyecto debe formar un equipo y, al mismo, tiempo liderarlo, por lo que necesitará de habilidades de comunicación y liderazgo, así como capacidad de análisis.

• Ejecución del proyecto: el proyecto debe desempeñarse basándose en el cronograma, una herramienta fundamental para organizar todo el proceso.

• Seguimiento del presupuesto: el gestor del proyecto debe crear un presupuesto detallado, y si en algún momento cambia, se deberá corregir los apartados correspondientes.

• Documentación del proyecto: el encargado del proyecto deberá analizar y asegurarse de que todo está aprobado y firmado.

• Resolución de problemas: el gestor del proyecto debe resolver cualquier problema que pueda surgir.

¿Qué cualidades debe tener un Project Manager?

Un buen Project Manager debe tener una variedad de cualidades para poder realizar sus funciones. Primero, debe tener una actitud positiva y orientada a los resultados, es decir, seguir con el objetivo del proyecto hasta el final. También necesita ser organizado para administrar su tiempo y los recursos asignados al proyecto correctamente. 

Esto incluye planificación, programación, control y análisis del proceso. Finalmente, se requiere que tengan la capacidad de comunicarse efectivamente con otros involucrados en el proyecto (clientes y asociados) para garantizar que todos estén alineados con el objetivo principal.

Fuente: Forbes

Además, el gestor del proyecto debe tener las habilidades necesarias para dirigir personalmente a los miembros del equipo, resolviendo problemas cuando sea necesario. Estas habilidades incluyen resolución de conflictos y motivación diaria para mantener a los miembros del equipo comprometidos con el progreso del proyecto. 

El Project Manager necesita contar con un amplio conocimiento sobre la materia relacionada al proyecto. Esta información le ayudará a evaluar cualquier riesgo o cualquier otro problema relacionado con la ejecución del mismo.

Finalmente, los Project Managers son responsables por la calidad y entrega exitosa del producto final requerido por el cliente dentro del límite de presupuesto y en el cronograma marcados previamente. Por lo tanto, deben actuar profesionalmente en todo momento mientras manejan el desafío complejo de llevar un proyecto hasta su conclusión satisfactoria.

Herramientas utilizadas por un gestor de proyectos

El gestor de proyectos es el responsable de elegir la herramienta que mejor se adapte a la consecución de los objetivos fijados. No se trata de elegir la herramienta más moderna, sino aquella más útil para cumplir las tareas previstas.

1. Common Data Environment

El CDE, es un espacio de trabajo virtual para la gestión de proyectos y transformación digital. Guarda toda la información mediante capas, en un historial de trabajo que evita la pérdida de información y permite recuperar archivos, cómo saber en qué momento se falló, quien o de qué manera. De esta manera se agilizan futuros proyectos.

Common Data Environment. Fuente: bimcommunity

2. BIM 360

En el sector de la construcción y la arquitectura, BIM 360, es una herramienta de trabajo colaborativo que a diferencia del CDE, permite más agilidad para  los flujos de trabajo y la interacción de los miembros del equipo al trabajar en tiempo real, pero a diferencia del CDE, no guarda un historial del trabajo realizado. 

BIM 360. Fuente: damassets.autodesk

3. Fieldwire

Esta herramienta es especialmente útil para la visualización en campo de planos mediante dispositivos móviles. Indica detalles constructivos, marcas y permite la comunicación con otros agentes mediante comentarios, fotos y listas de control sincronizados en tiempo real.

Fieldwire. Fuente: store-images.s-microsoft

4. Builder Trend

Software de remodelación y construcción programable. Su gran atractivo se basa en la posibilidad de gestionar los procesos de preventa y el trato con los clientes para ofrecer propuestas, ofertas. Incluye hojas de tiempo, mensajería y numerosas aplicaciones de contabilidad.

Builder Trend. Fuente: gdm-catalog-fmapi-prod.imgix

5. Navisworks

Otra herramienta orientada al mundo BIM para la gestión y coordinación de los modelos. Permite que el gestor combine distintos modelos de plataformas en una para la revisión de interferencias, mediciones e identificación de problemas que comunica a los agentes intervinientes para su solución en tiempo real.

Naviswork. Fuente: damassets.autodesk

6. Kaban

Este sistema garantiza que el gestor de proyectos pueda continuar con el ritmo mientras ofrece toda la información necesaria para mejorar continuamente. Esta herramienta es un sistema de información que controla y gestiona el trabajo para lograr el éxito de la organización.

Kaban. Fuente: envato

Ahora ya sabes en que consiste la figura del gestor de proyectos y cuales son las funciones que llevar a cabo para el éxito de su trabajo. Recuerda que en Structuralia contamos con más de 20 años de experiencia y estaremos encantados de ayudarte con tu formación.