Funciones y herramientas de un gestor de proyectos

Funciones y herramientas de un gestor de proyectos

Dirección y Gestión
 26-sep-2023 | Structuralia Blog

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Publicado originalmente el 9 de marzo de 2020, actualizado el 26 de septiembre de 2023
 
El gestor de proyectos desempeña un papel esencial en la empresa, asegurando el éxito de los proyectos. Explora sus funciones y herramientas.

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Funciones y herramientas de un gestor de proyectos

La gestión de proyectos es una disciplina de vital importancia para cualquier empresa por las ventajas y beneficios que genera. La consecución de objetivos con mayor eficacia, la reducción de plazos y el mayor control de riesgos a los que da lugar una correcta ejecución de un proyecto en una empresa supone ventajas competitivas en el mercado.

Un gestor de proyectos realiza funciones dentro de una empresa que abarcan tareas diferentes. Su cometido principal es el de realizar la supervisión de los encargos, desde que comienzan hasta que finalizan por completo. La gestión de los proyectos es una disciplina de gran importancia para cualquier empresa por las ventajas que genera para la misma.

Entre los beneficios se encuentran la consecución de objetivos con mayor eficacia, la reducción de plazos y el mayor control de riesgos a los que da lugar una correcta ejecución de un proyecto en una empresa. Por este motivo, la figura del gestor de proyectos es clave, especialmente en los proyectos de construcción, donde coexisten multitud de tareas simultáneas con distintas fases y agentes implicados.

Gestor de proyectos: características y funciones

El gestor de proyectos desempeña un papel fundamental en el control y seguimiento de las actividades, asegurando que se cumplan la planificación, los objetivos y los requisitos de calidad establecidos por el cliente. Esta figura debe coordinar con éxito diversas áreas, como recursos humanos, gestión técnico-financiera, gestión de riesgos, documentación y buenas prácticas, además de resolver eficazmente cualquier incidencia que pueda surgir en las diferentes fases del proyecto.

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El gestor de proyectos es responsable de tomar decisiones clave y establecer el plan de ejecución y los flujos de trabajo, asignando tareas a los miembros del equipo. Esto implica coordinar los objetivos de manera efectiva en un sistema de colaboración que maximice el rendimiento del proyecto.

Entre las principales funciones de un gestor de proyectos se incluyen:

  • Planificación, ejecución y control del proyecto.

  • Comunicación a través de correos electrónicos.

  • Coordinación de los miembros del equipo.

  • Mantenimiento de una estrecha comunicación con el cliente y las partes interesadas.

  • Revisión y análisis del progreso del proyecto.

  • Evaluación de la documentación correspondiente.

  • Toma de decisiones sobre la reasignación de recursos según sea necesario.

¿Cuáles son las responsabilidades de un Gestor de Proyectos?

A continuación, te presentamos las diversas responsabilidades que implica el rol de gestor de proyectos, así como las obligaciones asociadas a cada una de ellas:

1. Planificación

El gestor de proyectos se encarga de elaborar un plan estratégico para alcanzar los objetivos, proporcionando una guía esencial para el equipo.

2. Liderazgo

La persona a cargo del proyecto no solo debe formar un equipo, sino liderarlo con habilidades de comunicación, liderazgo y capacidad analítica.


3. Ejecución del Proyecto:

El proyecto avanza siguiendo un cronograma establecido, una herramienta esencial para organizar todo el proceso de manera efectiva.

4. Gestión del Presupuesto:

El gestor del proyecto crea un presupuesto detallado y, si en algún momento se requieren ajustes, se encarga de corregir los aspectos correspondientes.

5. Documentación del Proyecto:

El responsable del proyecto supervisa y asegura que toda la documentación esté debidamente aprobada y firmada.

6. Resolución de Problemas:

El gestor del proyecto está preparado para resolver cualquier inconveniente que pueda surgir durante el desarrollo del proyecto.

¿Qué cualidades debe tener un Project Manager?

Un buen Project Manager debe tener una variedad de cualidades para poder realizar sus funciones. Primero, debe tener una actitud positiva y orientada a los resultados, es decir, seguir con el objetivo del proyecto hasta el final. También necesita ser organizado para administrar su tiempo y los recursos asignados al proyecto correctamente. 

Esto incluye planificación, programación, control y análisis del proceso. Finalmente, se requiere que tengan la capacidad de comunicarse efectivamente con otros involucrados en el proyecto (clientes y asociados) para garantizar que todos estén alineados con el objetivo principal.

Fuente forbes Fuente: Forbes

Además, el gestor del proyecto debe tener las habilidades necesarias para dirigir personalmente a los miembros del equipo, resolviendo problemas cuando sea necesario. Estas habilidades incluyen resolución de conflictos y motivación diaria para mantener a los miembros del equipo comprometidos con el progreso del proyecto. 

El Project Manager necesita contar con un amplio conocimiento sobre la materia relacionada al proyecto. Esta información le ayudará a evaluar cualquier riesgo o cualquier otro problema relacionado con la ejecución del mismo.

Finalmente, los Project Managers son responsables por la calidad y entrega exitosa del producto final requerido por el cliente dentro del límite de presupuesto y en el cronograma marcados previamente. Por lo tanto, deben actuar profesionalmente en todo momento mientras manejan el desafío complejo de llevar un proyecto hasta su conclusión satisfactoria.

Herramientas utilizadas por un gestor de proyectos

El gestor de proyectos es el responsable de elegir la herramienta que mejor se adapte a la consecución de los objetivos fijados. No se trata de elegir la herramienta más moderna, sino aquella más útil para cumplir las tareas previstas.

1. Common Data Environment

El CDE, es un espacio de trabajo virtual para la gestión de proyectos y transformación digital. Guarda toda la información mediante capas, en un historial de trabajo que evita la pérdida de información y permite recuperar archivos, cómo saber en qué momento se falló, quien o de qué manera. De esta manera se agilizan futuros proyectos.

CDECommon Data Environment. Fuente: bimcommunity

2. BIM 360

En el sector de la construcción y la arquitectura, BIM 360, es una herramienta de trabajo colaborativo que a diferencia del CDE, permite más agilidad para  los flujos de trabajo y la interacción de los miembros del equipo al trabajar en tiempo real, pero a diferencia del CDE, no guarda un historial del trabajo realizado. 

improve-communication-around-design-progress-thumb-1152x648BIM 360. Fuente: damassets.autodesk

3. Fieldwire

Esta herramienta es especialmente útil para la visualización en campo de planos mediante dispositivos móviles. Indica detalles constructivos, marcas y permite la comunicación con otros agentes mediante comentarios, fotos y listas de control sincronizados en tiempo real.

apps.14668.13510798887407244.67d2fb42-f568-4f63-9c6d-bad45db21948Fieldwire. Fuente: store-images.s-microsoft

4. Builder Trend

Software de remodelación y construcción programable. Su gran atractivo se basa en la posibilidad de gestionar los procesos de preventa y el trato con los clientes para ofrecer propuestas, ofertas. Incluye hojas de tiempo, mensajería y numerosas aplicaciones de contabilidad.

Buelder TrendBuilder Trend. Fuente: gdm-catalog-fmapi-prod.imgix

5. Navisworks

Otra herramienta orientada al mundo BIM para la gestión y coordinación de los modelos. Permite que el gestor combine distintos modelos de plataformas en una para la revisión de interferencias, mediciones e identificación de problemas que comunica a los agentes intervinientes para su solución en tiempo real.

NavisworkNaviswork. Fuente: damassets.autodesk

6. Kaban

Este sistema garantiza que el gestor de proyectos pueda continuar con el ritmo mientras ofrece toda la información necesaria para mejorar continuamente. Esta herramienta es un sistema de información que controla y gestiona el trabajo para lograr el éxito de la organización.

planning-board-in-office-2021-09-24-04-17-47-utcKaban. Fuente: envato

En este artículo, hemos explorado en detalle la figura del gestor de proyectos y las diversas funciones que desempeña para garantizar el éxito en la ejecución de proyectos. Como has podido apreciar, su papel es esencial en cualquier empresa, ya que contribuye de manera significativa al cumplimiento de objetivos y al logro de resultados satisfactorios.

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