Publicado originalmente el 15 de marzo de 2021, actualizado el 17 de julio de 2023
La gestión del tiempo del proyecto se refiere al proceso de planificación, programación, seguimiento y control del tiempo necesario para completar tareas.
Gestión del tiempo del proyecto: El cómo y el porqué
La gestión del tiempo del proyecto se refiere al proceso de planificación, programación, seguimiento y control del tiempo necesario para completar las tareas y alcanzar los objetivos planteados.
Es una parte fundamental de la gestión de proyectos, ya que el tiempo es un recurso limitado y preciado. Dedicar tiempo del presente para sacarle mayor provecho al futuro, siempre es una buena idea y una filosofía aplicable a cualquier aspecto profesional o personal.
Pasos y técnicas para una efectiva gestión del tiempo del proyecto
En esta sección del artículo, te detallaremos los pasos a seguir para que puedas sacar el mayor provecho a tu tiempo, en cualquier ámbito de tu vida:
1. Definir actividades
Identifica todas las actividades necesarias para completar el proyecto y desglosa cada una en tareas más pequeñas y manejables. Estas tareas deben ser claras y medibles.
2. Estimar duraciones
Estima la cantidad de tiempo que llevará completar cada tarea. Puedes utilizar tu experiencia previa, la opinión de expertos o referencias históricas para realizar estas estimaciones.
3. Crear un cronograma
Utiliza una herramienta de gestión de proyectos, como un diagrama de Gantt, para visualizar las tareas y su secuencia en el tiempo. Asegúrate de tener en cuenta las dependencias entre las tareas y asigna recursos según sea necesario.
4. Asignar recursos
Determina los recursos necesarios para cada tarea, como personas, equipos o materiales. Asegúrate de contar con los recursos adecuados en el momento oportuno para evitar retrasos.
5. Establecer hitos
Define hitos o puntos de referencia importantes en el proyecto, como la finalización de una fase clave o la entrega de un producto. Estos hitos te ayudarán a monitorear el progreso del proyecto y evaluar si estás en camino.
6. Realizar seguimiento y control
Supervisa el progreso del proyecto en relación con el cronograma establecido. Actualiza regularmente el avance de las tareas, identifica desviaciones y toma medidas correctivas si es necesario. Utiliza técnicas de gestión del alcance, como la reasignación de recursos o la reprogramación de tareas, para mantener el proyecto en curso.
7. Gestión de riesgos
Identifica y evalúa los posibles riesgos que podrían afectar el tiempo del proyecto. Desarrolla estrategias de mitigación de riesgos para minimizar su impacto en el cronograma. Estar preparado para hacer frente a los contratiempos ayudará a mantener el proyecto dentro del plazo previsto.
8. Comunicación efectiva
Mantén una comunicación abierta y clara con el equipo del proyecto y las partes interesadas. Asegúrate de que todos comprendan las fechas límite y las expectativas de tiempo, y mantén a todos informados sobre cualquier cambio en el cronograma.
Procesos para la correcta gestión del tiempo en los proyectos
La gestión del tiempo del proyecto es un proceso continuo. Es importante realizar un seguimiento regular, revisar y ajustar el cronograma según sea necesario a lo largo del proyecto para garantizar su éxito.
En el mundo de la gestión de proyectos, el no completar un proyecto en tiempo, no solo implica el incumplimiento de un objetivo, sino que se puede traducir en un coste extra por una cláusula de penalización y hasta dañar la reputación del equipo de trabajo o de la empresa con el cliente.
Para eso un Project Manager, o un director de proyecto debe valerse de cuatro procesos para la correcta gestión del tiempo en los proyectos. Estos cuatro procesos son:
1. Planificación
La planificación se trata de la definición de las intenciones que se seguirán desde la gestión de un proyecto, con las que serán distribuidas las cargas de tiempo que consumirá cada una de las actividades y tareas que conforman dicho proyecto. En otras palabras, se busca definir: ¿Qué se va a hacer?, ¿Cómo se va a hacer? y ¿Qué se necesitará para hacerlo?
2. Estimación
Aquí se busca determinar la cantidad de tiempo que se implicará en cada tarea. Lamentablemente es un aspecto que depende del factor humano, y como sabemos podemos acercarnos mucho a estimarlo precisamente, pero siempre estará sujeto a imprevistos y cambios. Solo la experiencia puede acercar al encargado de esta tarea a ser más preciso, aunque en la actualidad se dispone de muchas técnicas e información de referencia.
3. Programación
Consiste en ubicar dentro del margen de tiempo establecido, las actividades y los recursos con su valor estimado (lo más real posible) en el proceso anterior. Se puede decir que se trata de la elaboración y concreción de un plan. Este plan, debe poder ser de fácil transmisión y lo suficientemente claro para que los implicados puedan seguirlo de la manera más eficiente y productiva.
4. Control y revisión de cada acción
Como ya se ha mencionado en párrafos anteriores, para hacer seguimiento al proyecto es necesario comparar la cantidad de tiempo consumida en la realidad con lo estimado originalmente en el plan. De manera de poder valorar cómo repercutirá la diferencia en el proyecto. Si la diferencia es positiva, indicará lo bien encaminado está el proyecto; mientras que de lo contrario permitirá tomar decisiones y aplicar cambios para prevenir y evitar posibles desviaciones o retrasos. Por este motivo, resulta tan importante que la labor de control se realice periódicamente a lo largo de todo el proyecto.
Por otro lado también es importante la evaluación del desarrollo del resultado de la acción tomada para identificar los aspectos que la hubieran hecho más eficaz.
Beneficios de la gestión del tiempo
A modo de conclusión, es importante enumerar los beneficios que puede traer una correcta gestión del tiempo en un proyecto. Estos beneficios son:
1. Eficiencia
Si realizas una eficiente gestión del tiempo del proyecto, lograrás que tú y tu equipo logren más con menos esfuerzo, y así, sacarle el máximo provecho a las horas de dedicación destinadas al proyecto.
2. Mejora la reputación profesional
Cumplir con los objetivos a tiempo, no solo satisface al cliente, si no que genera confianza para futuros proyectos.
3. Mejora el ambiente de trabajo
La presión de correr para poder cumplir objetivos a tiempo, cuando no hay una organización previa, puede dañar el ambiente de trabajo generando estrés y roces dentro y fuera del equipo.
4. Capacidad de tomar decisiones
Entre más organizado esté el tiempo de trabajo, menos imprevistos existirán, y cuando los haya, tendremos más capacidad de tomar decisiones acertadas sobre la base de un plan.
5. Fomenta la autoconfianza
El hecho de ir cumpliendo objetivos a tiempo en base a un plan bien organizado, y llevado de una manera correcta, genera un alto grado de satisfacción en los involucrados. Que se puede traducir en mejores resultados y un valor añadido al proyecto.
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