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Gestión del tiempo del proyecto: El cómo y el porqué

Dirección y Gestión
 15-mar-2021 | Structuralia

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La gestión del tiempo por lo general es considerada un soft skill que puede incrementar considerablemente la productividad de una persona. Lo mismo sucede a nivel de un proyecto. Dedicar tiempo del presente para sacarle mayor provecho al futuro, siempre es una buena idea y una filosofía aplicable a cualquier aspecto profesional o personal.

La gestión del tiempo o time management, se basa en organizar o programar cómo y en qué utilizar el tiempo, siempre con el objetivo de sacar el máximo provecho al esfuerzo dedicado. Se trata de trabajar de forma inteligente, más que de trabajo duro. Es una práctica que los Project Managers pueden, y deben, aplicar en todos los proyectos para poder cumplir con los objetivos, tareas, y entregables dentro del tiempo establecido para dicho propósito.

En el mundo de la gestión de proyectos, el no completar un proyecto en tiempo, no solo implica el incumplimiento de un objetivo, sino que se puede traducir en un coste extra por una cláusula de penalización y hasta dañar la reputación del equipo de trabajo o de la empresa con el cliente. Para eso un Project Manager, o un director de proyecto debe valerse de cuatro procesos que enumera el PMI para la correcta gestión del tiempo en los proyectos. Estos cuatro procesos son:

Guía Buenas Prácticas Gestión de Proyectos

Planificación:

La planificación se trata de la definición de las intenciones que se seguirán desde la gestión de un proyecto, con las que serán distribuidas las cargas de tiempo que consumirá cada una de las actividades y tareas que conforman dicho proyecto. En otras palabras, se busca definir: ¿Qué se va a hacer?, ¿Cómo se va a hacer? y ¿Qué se necesitará para hacerlo?

Estimación:

Aquí se busca determinar la cantidad de tiempo que se implicará en cada tarea. Lamentablemente es un aspecto que depende del factor humano, y como sabemos podemos acercarnos mucho a estimarlo precisamente, pero siempre estará sujeto a imprevistos y cambios. Solo la experiencia puede acercar al encargado de esta tarea a ser más preciso, aunque en la actualidad se dispone de muchas técnicas e información de referencia.

Programación:

Consiste en ubicar dentro del margen de tiempo establecido, las actividades y los recursos con su valor  estimado (lo más real posible) en el proceso anterior. Se puede decir que se trata de la elaboración y concreción de un plan. Este plan, debe poder ser de fácil transmisión y lo suficientemente claro para que los implicados puedan seguirlo de la manera más eficiente y productiva.

Control y revisión de cada acción:

Para hacer seguimiento al proyecto es necesario comparar la cantidad de tiempo consumida en la realidad con lo estimado originalmente en el plan. De manera de poder valorar cómo repercutirá la diferencia en el proyecto. Si la diferencia es positiva, indicará lo bien encaminado está el proyecto; mientras que de lo contrario permitirá tomar decisiones y aplicar cambios para prevenir y evitar posibles desviaciones o retrasos. Por este motivo, resulta tan importante que la labor de control se realice periódicamente a lo largo de todo el proyecto.

Por otro lado  también es importante la evaluación del desarrollo del resultado de la acción tomada para identificar los aspectos quela hubieran hecho más eficaz.

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Beneficios de la gestión del tiempo

A modo de conclusión, es importante enumerar los beneficios que puede traer una correcta gestión del tiempo en un proyecto. Estos beneficios son: 

  • Eficiencia: gestionando el tiempo de tus proyectos lograrás que tú y tu equipo logren más con menos esfuerzo, y así, sacarle el máximo provecho a las horas de dedicación destinadas al proyecto.
  • Mejora la reputación profesional: Cumplir con los objetivos a tiempo, no solo satisface al cliente, si no que genera confianza para futuros proyectos. 
  • Mejora el ambiente de trabajo: La presión de correr para poder cumplir objetivos a tiempo, cuando no hay una organización previa, puede dañar el ambiente de trabajo generando estrés y roces dentro y fuera del equipo.
  • Capacidad de tomar decisiones: Entre más organizado esté el tiempo de trabajo, menos imprevistos existirán, y cuando los haya, tendremos más capacidad de tomar decisiones acertadas sobre la base de un plan.
  • Fomenta la autoconfianza: El hecho de ir cumpliendo objetivos a tiempo en base a un plan bien organizado, y llevado de una manera correcta, genera un alto grado de satisfacción en los involucrados. Que se puede traducir en mejores resultados y un valor añadido al proyecto.

 

Guía Buenas Prácticas Gestión de Proyectos

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