Todo sobre metodologías ágiles para la gestión de proyectos

Te brindamos todo lo que necesitas saber en profundidad sobre las Metodologías Agiles, cómo funcionan y cómo implementarlas en tu organización.

Las metodologías ágiles han venido para irrumpir en la gestión empresarial… La ingeniería 4.0 y el imparable desarrollo de los procesos en el entorno digital han derivado en un enfoque que permite ejecutar cualquier proyecto a partir de etapas de corta duración según distintas  iteraciones.

De esta manera resulta mucho más sencillo adaptar la planificación a las modificaciones y nuevos requerimientos que puedan surgir a lo largo del ciclo de vida del trabajo.

¿Qué son las Metodologías Agiles?

Uno de los grandes aspectos de nuestro mundo actual es el cambio. Ya sea en los medios, las empresas o la producción, que no solo han cambiado, sino que se transforman constantemente. ¿No es esto lo que nos hace innovar, buscando una vía más eficaz?

Es por ello por lo que ha surgido, durante las últimas décadas, la metodología Agile. Esta nace, de hecho, de un grupo de desarrolladores de software que se cuestionaron cómo estaba cambiando la industria y qué sistema se debería adoptar entonces.

Comprendiendo los principios clave de la metodología Agile

A partir de esta idea, se publicó el manifiesto Agile, donde se presentan las ideas fundamentales de esta metodología. 

Principalmente consiste en dividir los grandes proyectos en pequeñas partes, que se abordarían luego en lapsos iterativos en un ciclo. De esta manera, se fomenta el trabajo en equipo y la flexibilidad de los planes, utilizando la retroalimentación como principal herramienta.

Teniendo como objetivos centrales aumentar la agilidad y la productividad, se encuentran, a su vez, los cuatro pilares sobre los que se sostiene este sistema:

• Interacción grupal: se valora en mayor medida el trabajo en equipo, fomentando la comunicación y la cooperación. 

• Producto antes que documentación: es preferible entregar al cliente el producto lo antes posible, sin recaer redundantemente en detalles formales.

• Colaboración con la clientela: el cliente ejerce un rol fundamental, ya que direcciona el gradual desarrollo del producto y forma un lazo más cercano con la empresa.

• Adopción del cambio: la flexibilidad del plan consiste en no limitarse a lo ya establecido, dejando que la retroalimentación haga variar el proceso productivo y lo enriquezca. 

Una vez delimitados los valores que representa esta metodología, también se encuentran las soluciones ante un dilema de producción. Resulta beneficioso, entonces, la adopción de diversos sistemas de base de datos y saber cómo diseñarlos.

Su utilización no deriva sino en alcanzar los objetivos centrales de Agile: satisfacer al cliente con las entregas, responder a sus requerimientos, evitar el aislamiento, generar un ambiente motivador, sostener la constancia con simpleza y analizar continuamente el trabajo hecho a fin de mejorarlo.

Para ello, es importante contar con un servicio de nube ERP, que consiste en una veloz base de datos a la cual pueden acceder todos los miembros del equipo, pudiendo intercambiar información y cooperar en el desarrollo de los trabajos, fomentando de esta manera la interacción grupal y dando rápida respuesta a las demandas de los clientes.

Este sistema reúne todos los elementos sobre los proyectos, los recursos para llevarlos a cabo, los números contables y los movimientos del producto con un programa que dispone la información que se le pida. De esta manera, esta implementación termina por reducir gastos de almacenamiento de datos a la empresa.

Tipos de metodologías ágiles para la gestión de proyectos

A su vez, la metodología Agile deriva en tres facetas especiales:

1. Scrum

Una de las caras de esta metodología es Scrum, basada en la división del proyecto en sprints, con el fin de que se ejecuten entregas parciales del producto final.

Para llegar a este objetivo, es necesaria la organización de varias posiciones que cumplen con determinados roles, como el Scrum Manager, que garantiza la efectividad, el Product Owner, quien es la voz del cliente, y el Scrum Team, es decir, los miembros de cada sprint.

Además, algo a destacar son las modificaciones del producto de acuerdo con las respuestas al mismo. Los deseos del cliente son órdenes, ¿no?

2. Kanban

Otro marco de trabajo es el llamado Kanban. Este otorga la posibilidad de un rápido vistazo al avance del proyecto, y medir la capacidad de entrega de acuerdo a la demanda.

Para ello, se debe etiquetar cada tarea según cuán realizadas están. Se diferencian entre: To Do (para hacer), In Progress (en progreso), y Done (hechas).

Una de las reglas más importantes es completar las tareas ya empezadas antes de abordar nuevas. 

3. Lean

Si hablamos de optimizar procesos y ahorrarnos gastos innecesarios, la práctica Lean sería la más apropiada.

No solo nos orienta en cómo evitar desperdicios, sino que también fomenta la integridad de los grupos de trabajo en las líneas de producción.

Si bien la meta última es crear un servicio de valor para el cliente, este sistema funciona como camino de entrada al mercado para nuevas empresas.

4. XP

Es una metodología ágil exclusiva para el desarrollo de software. Sus siglas provienen de Extreme Programming y, al igual que Scrum, contempla cambios frecuentes e iteraciones relativas a cortos periodos de tiempo.

En este caso se distinguen cuatro roles: líder ágil o coach, cliente, programador y tester. Con respecto a sus valores, XP recoge la simplicidad, la comunicación, el feedback, la motivación y el respeto como sus principales premisas.

Beneficios y consideraciones de la metodología Agile

Una vez presentado cada aspecto de este marco laboral, nos sería útil destacar las cuestiones beneficiosas que nos puede otorgar, como, también, apuntar a los detalles a reconsiderar; poniéndolos a ambos en la balanza.

Beneficios de la metodología Agile 

1. Mejora de la visibilidad

Se percibe en mayor medida el nivel de desarrollo que experimenta el proyecto, siendo más evidente y, por ende, más manejable, ya que plantea la dinámica laboral de una manera más visual y asequible.

2. Mejora de la adaptabilidad a las dinámicas del mercado

Potencia las rápidas respuestas al mundo empresarial y a las tendencias del cliente, al dotar de flexibilidad al esquema de trabajo, y predispone a cada miembro a cumplir sus roles acorde a los cambios. 

3. Entrega continua de valor para el negocio

Puesto que el avance del proyecto se basa en un ciclo dividido, se presentan tempranas versiones del producto de manera funcional y consistente y así se maximiza la relación con el cliente y su satisfacción. Sumando, de esta manera, una cuota de mejora al negocio.

Consideraciones sobre la metodología Agile 

1. Resistencia al cambio en las organizaciones

Siendo Agile un método relativamente nuevo, puede ser incómodo para ciertas organizaciones, que pueden preferir las formas convencionales de jerarquía e individualismo. La adopción de este nuevo sistema, pues, significaría un proceso de cambio no siempre cómodo.

2. Restricciones del proyecto

Al querer emplear el sistema, puede resultar dificultoso medir de antemano el coste y tiempo de realización del proyecto. Al no tratarse de un esquema estructurado previamente, sino que se contemplan los cambiantes requisitos, genera variaciones de las restricciones, sin ser estas fijas. 

Enfoque tradicional de Cascada vs. enfoque Agile

Se entiende por enfoque de Cascada a aquel que consiste en una secuencia lineal de producción, donde cada tarea antecede a otra. En este sistema es usual reconocer lazos de jerarquía y planes rigurosamente estructurados.

Esto contrasta con el enfoque Agile al punto que la transigencia, el compañerismo con equidad, y los recurrentes cambios caracterizan a este último.

Uno se focaliza especialmente en el esquema de producción, fijando ciertos puntos inamovibles, mientras que el otro prioriza la creatividad espontánea, acelerando iterativamente cada paso del proceso.

Se podría considerar que, en cierta medida, Agile otorga una herramienta para innovar, y más aún, innovar con recursos propios. Esto es, pues, la capacidad de reinventarse que toda empresa necesita hoy en día, en nuestro frenético mundo.

Casos de uso de implementación de la metodología Agile en la vida real

Para demostrar la utilización de este sistema en la vida real, se pueden considerar numerosas empresas donde se imponen los valores Agile experimentando exitosamente el proceso productivo.

•   Zara. Tener un canal abierto de comunicación constante entre los proveedores, las tiendas y los clientes ha permitido a esta empresa adaptarse a un mercado cambiante y ser capaces de reducir el tiempo en el que las nuevas modas llegan al mercado de seis meses a dos semanas. 

Para ello, además de analizar el feedback de los clientes, es vital monitorear de manera exhaustiva los movimientos de los almacenes. Así un software de gestión de almacenes se convierte en una herramienta indispensable para saber dónde se encuentra el producto y poder actuar con rapidez. 

• BBVA. Hasta los bancos tradicionales han adoptado esta dinámica, creando equipos exclusivamente destinados a la formación de la metodología. Se genera, de esta forma, una actitud particular en cada trabajador y, por consiguiente, se moldea su trabajo. 

Siguiendo esta metodología, el BBVA introdujo el Portfolio Kanban en su gestión de programas, permitiendo una mejor sincronización y priorización del trabajo entre múltiples proyectos, lo que mejoró la planificación y los compromisos de entrega. 

•   Amazon. El gigante de los dispositivos electrónicos y de la compra-venta debe parte de su éxito a la implementación Agile en los últimos años. Esto lo ha acostumbrado a preocuparse profundamente por satisfacer al cliente, conocer sus intereses, abordarlos y, finalmente, mejorar hasta el último punto su experiencia con el servicio; lo cual forma parte de los pilares de la metodología.

Todos estos ejemplos son la prueba fehaciente de que toda empresa, ya sea grande o pequeña, se beneficia en gran medida de la aplicación de la metodología Agile ya que aporta utilidades prácticas y esenciales para cualquier ámbito.

Imagen extraída de HubSpot.com

Es fácil determinar, entonces, que las metodologías Agiles son la respuesta más eficaz al cambio, al movimiento. Y no solo desde lo estrictamente productivo y empresarial, sino que abarca una escala de valores útiles frente a cualquier situación.

No importa dónde se use, este sistema atrae las aspiraciones a la innovación, la creatividad y la cooperación, agilizando el trabajo y potenciando cada empresa.

Ha llegado al mundo para afrontar lo cambiante, unirse a él y adaptarse, ¿no es lo que todos buscamos?