Cómo reducir costes para mejorar la competitividad de tu negocio

Cuando hablamos de reducir costes es básico el manejo eficiente de los recursos, esto contribuye a que la empresa pueda alcanzar los objetivos trazados.

El reducir los costes ha sido pasado por alto en muchas compañías que sólo se han esforzado por encontrar la manera de aumentar los ingresos para obtener mayores ganancias. 

Reducir costes. Fuente: noray.com

En este artículo encontrarás información valiosa para que tu negocio sea más productivo con sólo reducir los costos.

¿Qué hacer para reducir costes en una empresa?

En la actualidad todos los negocios están tratando de encontrar formas de disminuir sus costos operativos y aumentar sus resultados. Una de las prácticas más comunes que han venido aplicando es la reducción de su nómina, sin embargo existen otras maneras más efectivas para lograr este objetivo. Nosotros mostraremos algunas estrategias enfocadas principalmente en tres gestiones del negocio, la financiera, la tecnológica y la del recurso humano.

1. Gestión Financiera

El manejo eficiente de los recursos financieros es básico para que la empresa pueda alcanzar los objetivos trazados. Aquí te mostramos algunos consejos con los que puedes empezar a optimizar la rentabilidad de tu negocio.

1. 1. Hacer una auditoría financiera. Es la primera recomendación para conocer las debilidades y fortalezas de la empresa. De su resultado se obtendrá información valiosa relacionada con el manejo de los costos fijos y variables, como detectar los gastos y costos ocultos que están mermando el resultado.

      Para hacer esta auditoría se puede contratar profesionales externos, sin embargo, una forma de  abaratar los costos, sería empleando profesionales capacitados del propio negocio. Además, el sentido de pertenencia y el conocimiento de la empresa que pudieran tener estos empleados, aportarían ideas relevantes para fomentar el ahorro y el mejor aprovechamiento de los recursos por parte del resto de los trabajadores.

Costos fijos y variables. Fuente: significado.com

2. Mantener una adecuada política de cobros y pagos. El eficiente manejo del flujo de caja puede evitar gastos de financiamiento innecesarios. 

Tener un registro oportuno de las facturas por cobrar y pagar permite aprovechar los descuentos por pronto pago, y ayuda a conocer el verdadero dinero disponible para honrar las deudas, de esta manera se evita la necesidad de acudir a préstamos externos que causen intereses.

3. Manejo eficiente de los tributos.  Es necesario contar con el personal capacitado, interno o externo, que realice una adecuada gestión tributaria.

Hacer un buen aprovechamiento de los incentivos fiscales contemplados en las leyes y realizar los pagos oportunamente evita incurrir en pagos excesivos de impuestos y multas innecesarias.

2. Gestión Tecnológica

Aprovechar al máximo los beneficios que traen los avances tecnológicos puede ayudar a disminuir considerablemente los costos de una empresa. Estas son algunas consideraciones importantes que se deben tomar en cuenta:  

1. 1. Invertir en sistemas y equipos informáticos. Es indispensable que la empresa cuente con procesos automatizados que agilicen la ejecución de las actividades, contribuyan con el control del negocio y minimicen los errores  humanos que podrían resultar muy onerosos.

   2. Digitalizar los documentos. Este procedimiento trae múltiples beneficios a la empresa. Ayuda en gran medida a reducir costos de papelería y de espacio físico, además de simplificar y agilizar los procesos. 

   3. Utilizar las redes sociales. El uso de las redes sociales da un gran aporte a la empresa, no sólo en el aspecto publicitario, sino en la atención al cliente, ya que estos medios permiten ofrecer rápidas soluciones a las dudas e inconvenientes que surjan, acortando así los tiempos de respuesta.

      Adicionalmente, la empresa se retroalimenta con información valiosa que puede obtener a través de encuestas de opinión. 

Redes sociales. Fuente: hotmart.com/es

3. Gestión del Recurso Humano

Por lo general las empresas reducen sus costos disminuyendo a su personal de manera desmesurada y sin obtener la solución esperada. Es por ello que recomendamos este conjunto de acciones que pueden ser más efectivas:

1. 1. Estudiar los puestos de trabajo. Es necesario hacer un estudio de los procesos que ejecutan los empleados en correlación con el tiempo que emplean. Conocer esta información es muy importante para la toma de decisiones, porque el personal es el motor de la empresa y está íntimamente involucrado con el proceso productivo. 

      Existen compañías de logística especializadas que realizan esta tarea, incluso crean manuales o protocolos de normas y procedimientos para facilitar la labor de los empleados, principalmente los nuevos, evitando así la dependencia de los trabajadores con más antigüedad.

   2. Instruir al personal. Invertir en la formación de los empleados redundará en aumento de la producción a mediano y largo plazo. 

      Cuando el empleado está en constante formación se mantiene al día con nuevas técnicas administrativas, uso de software y tecnologías; lo que le da la oportunidad de cubrir distintas funciones, permitiendo a la empresa sustituir al personal que esté de baja sin incrementar los gastos salariales.

   3. Controlar el horario laboral. El uso de horas extras puede implicar un gasto importante que repercute directamente en la rentabilidad de la empresa. 

      Se debe implementar una manera efectiva para evitarlas y controlarlas, utilizando las herramientas adecuadas.

      Es indispensable conocer la legislación vigente que regula esta materia, aplicar y exhibir normas claras para la autorización de horas extras, delegando esta responsabilidad a los supervisores o gerentes, quienes evaluarán si el trabajo lo amerita.

      A medida que avanza la tecnología, hay más oportunidades disponibles para aprovechar mejor las horas regulares de trabajo. Hay que incentivar al empleado para que sea más proactivo y encuentre formas de administrar mejor su tiempo.

   4. Seleccionar personal usando las redes sociales e internet. Usar las redes sociales o páginas webs gratis para seleccionar al personal a través de publicaciones de ofertas laborales, que permita el acceso a los currículums de los aspirantes, evitaría la necesidad de incurrir en costos por utilización de intermediarios.

   5. Fomentar la cultura del ahorro. Es importante concientizar a los empleados a utilizar los recursos con sentido del ahorro, promoviendo el uso del papel reciclado, controlar el consumo energético apagando las luces y equipos que cuando no se estén utilizando, fomentando la digitalización de los documentos para que se imprima sólo los indispensables, entre otras formas de ahorro. 

Ahorro de energía vs. consumo eléctrico. Fuente: copublications.greenfacts.org/es/mercurio

6. Implementar el teletrabajo. Esta modalidad laboral consiste en la ejecución del trabajo por parte del empleado sin estar presente en el establecimiento de la empresa. 

A pesar de que ese concepto de trabajo surgió en los años 70 a raíz de una crisis energética, ha tomado auge nuevamente con la pandemia del Covid-19, y algunas empresas aún lo mantienen porque han encontrado una manera de ahorrar costos relacionados con el establecimiento y oficina, mobiliarios, equipos, electricidad, etc.

En resumen, existen muchas maneras de reducir los costes en una empresa, aquí sólo te hemos mostrado algunas que te servirán de base para comenzar. Lo importante es hacerlo de forma inteligente, analizando la actividad de la compañía para saber qué cosas no son necesarias o cuáles se pueden modificar para obtener un resultado más eficiente.

Si te ha gustado este artículo, no esperes más y comienza a ponerlo en práctica para que optimices la gestión de tu negocio.