El control de costos, y también el de los gastos, se convierten en pilares fundamentales para el buen funcionamiento de una empresa. No solamente hemos de poner en marcha esta política de gestión en momentos de crisis, sino que ha de formar parte de una estrategia de acción permanente. Dicha filosofía debemos institucionalizarla en todos los departamentos de la compañía para conseguir la implicación tanto de directivos como de empleados.
¿Cómo debemos enfocar nuestra política de control de costos?
La reducción de los gastos no es el único factor a considerar. También hemos de preocuparnos por rentabilizar al máximo nuestros recursos limitados. En este sentido, los costes de nuestro negocio tienen que estar directamente relacionados con los beneficios.
De nada sirve centrarnos exclusivamente en recortar lo que invertimos en nuestra actividad, ya que eso podría significar una merma en la calidad del producto o servicio que ofrecemos, algo que, a largo plazo, acabaría influyendo de forma negativa en nuestra cuenta de resultados.
Existe una diferencia importante entre gastos y costes. El primer concepto proviene de la contabilidad y abarca todo el capital que sale de nuestras arcas, mientras que el coste está relacionado con el producto que fabricamos o comercializamos. Por tanto, reducir el gasto sin actuar sobre el coste podría traducirse en un aumento de este último debido a la falta de mantenimiento de nuestros activos.
Factores a tener en cuenta
Cuando nos referimos a los costes de fabricación o distribución que debemos asumir, conviene que valoremos tres elementos importantes:
- El valor directo de los materiales, como, por ejemplo, los envases, embalajes y todos aquellos insumos o recursos que utilizamos para la producción del artículo o la prestación del servicio.
- La mano de obra directa, la cual tiene que ver con todos los costes generados por el factor humano en el proceso productivo o de prestación de servicios.
- El coste indirecto de fabricación. Hace referencia a los costes generales que se originan en los dos procesos anteriores.
Por su parte, en lo que concierne a los gastos, hemos de distinguir también tres categorías:
- Los gastos administrativos, básicos para el correcto funcionamiento de cualquier empresa (suministros, alquileres, material de oficina, etcétera).
- Los de ventas son aquellos que se originan como consecuencia de potenciar nuestro producto o servicio (publicidad, merchandising...).
- Los financieros. Otros gastos necesarios para financiar la actividad de nuestro negocio, como los intereses derivados de préstamos o las diferencias de cambio de divisa.
¿Qué hacer para reducir los costes de nuestra empresa de forma efectiva?
Para favorecer la rentabilidad de nuestra empresa y su crecimiento futuro, existen muchas fórmulas que tienen que ver con el control de costos. Algunas de nuestras propuestas son las siguientes:
- Cerrar presupuestos mensuales y no sobrepasarlos.
- Incentivar a los empleados para que consigan ahorros y descuentos para la empresa.
- Fomentar el teletrabajo, lo cual puede llegar a incidir en el aumento de la productividad.
- Fijar unos objetivos concretos de reducción de costes y premiar a los departamentos que lo logren.
- Negociar periódicamente los contratos con terceros para conseguir mejores condiciones.
- Estudiar la evolución anual de los costes y gastos para tomar las medidas oportunas
- Motivar al personal para convencerlo de la importancia de reducir costes e implicarlo para que participe activamente en la propuesta de ideas que reviertan en un aumento de la productividad.
En definitiva, la formación cobra una gran importancia en el control de costos de una empresa. Los profesionales deben adquirir los conocimientos necesarios y, para ello, Structuralia plantea una serie de másteres en este ámbito que abarca todas las áreas fundamentales.
