Independientemente de las técnicas empleadas para la elaboración de un proyecto, es indispensable ser riguroso con una serie de aspectos básicos si se quiere lograr una gestión eficaz y eficiente en el seguimiento de proyectos:
- Las tareas deben definir todo aquello que debe ser realizado para el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
- Diferenciar entre planificación a corto plazo y largo plazo.
- Identificar los recursos necesarios para la realización y desarrollo de cada tarea o actividad.
- Visibilidad y gestión de los recursos externos, así como de los subcontratistas del proyecto.
Agilización de tareas en el seguimiento de proyectos
En ciertos momentos del seguimiento de un proyecto, es necesario agilizar la realización de tareas para tardar el menor tiempo posible en completar el proyecto. Es lo que se conoce como fast tracking o crashing y requiere una serie de acciones si se da el caso:
- Replanificar las tareas que se ejecuten en serie.
- Revisar el camino crítico y eliminar las tareas que no sean estrictamente necesarias.
- Incrementar la asignación de recursos a las tareas del camino crítico.
- Aumentar el número de días y horas de trabajo.
- Ampliar los incentivos a los contratistas.
Seguimiento de proyectos: La importancia de la revisión
En el seguimiento de proyectos, la revisión es una técnica que se basa en la evaluación del desarrollo y del resultado de la acción tomada para identificar los aspectos que la hubieran hecho más eficaz.
En definitiva, podemos decir que la revisión después de la acción determina tres oportunidades de mejora:
- Maneras de desarrollar mejor la tarea en curso.
- Aplicar a otra tarea las enseñanzas que se generen.
- Necesidades de mejora en la formación del personal asignado al proyecto.
En cualquier caso, para el seguimiento de proyectos, el primer paso es siempre la identificación de esa necesidad u oportunidad. Del mismo modo, para optimizar los procesos y garantizar la eficiencia también es indispensable reconocer las tareas necesarias para llevar a cabo el proyecto sin dar nada por hecho. Solo entonces se podrá llevar a cabo una labor de seguimiento adecuada.
