Publicado originalmente el 29 de febrero de 2022, actualizado el 4 de agosto de 2023
Aprende la importancia de definir tareas, diferenciar entre planificación a corto y largo plazo, identificar recursos necesarios y gestionar los recursos externos y subcontratistas.
Dentro de cualquier acción relacionada con la ingeniería, el seguimiento de proyectos es un proceso esencial. Este implica crear un plan de acción detallado, asignar tareas a los miembros del equipo y hacer seguimiento de su progreso para asegurarse de que el proyecto sea completado dentro del tiempo previsto y presupuesto.
Independientemente de las técnicas empleadas para la elaboración de un proyecto, es indispensable ser riguroso con una serie de aspectos básicos si se quiere lograr una gestión eficaz y eficiente en el seguimiento de proyectos.
En este artículo hablaremos de los siguientes temas:
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Las tareas deben definir todo aquello que debe ser realizado para el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
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Diferenciar entre planificación a corto plazo y largo plazo.
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Identificar los recursos necesarios para la realización y desarrollo de cada tarea o actividad.
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Visibilidad y gestión de los recursos externos, así como de los subcontratistas del proyecto.
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Afrontar mejor la gestión de riesgos.
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Agilización de tareas en el seguimiento de proyectos
En ciertos momentos del seguimiento de un proyecto, es necesario agilizar la realización de tareas para tardar el menor tiempo posible en completar el proyecto. Es lo que se conoce como fast tracking o crashing y requiere una serie de acciones si se da el caso:
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Replanificar las tareas que se ejecuten en serie.
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Revisar el camino crítico y eliminar las tareas que no sean estrictamente necesarias.
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Incrementar la asignación de recursos a las tareas del camino crítico.
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Aumentar el número de días y horas de trabajo.
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Ampliar los incentivos a los contratistas.
Seguimiento de proyectos: La importancia de la revisión
En el seguimiento de proyectos, la revisión es una técnica que se basa en la evaluación del desarrollo y del resultado de la acción tomada para identificar los aspectos que la hubieran hecho más eficaz.
En definitiva, podemos decir que la revisión después de la acción determina tres oportunidades de mejora:
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Maneras de desarrollar mejor la tarea en curso.
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Aplicar a otra tarea las enseñanzas que se generen.
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Necesidades de mejora en la formación del personal asignado al proyecto.
En cualquier caso, para el seguimiento de proyectos, el primer paso es siempre la identificación de esa necesidad u oportunidad. Del mismo modo, para optimizar los procesos y garantizar la eficiencia también es indispensable reconocer las tareas necesarias para llevar a cabo el proyecto sin dar nada por hecho. Solo entonces se podrá llevar a cabo una labor de seguimiento adecuada.
Preguntas frecuentes sobre el seguimiento de proyectos
1. ¿Qué es el seguimiento de proyectos?
El seguimiento de proyectos, también conocido como seguimiento de proyectos, se refiere al proceso continuo de monitorear y documentar el progreso y rendimiento de un proyecto para garantizar que se cumplan los plazos y objetivos establecidos.
Este procedimiento no solo implica la supervisión de las actividades diarias del proyecto, sino que también abarca la evaluación de los resultados en comparación con las metas previstas inicialmente.
La finalidad principal del seguimiento de proyectos es identificar cualquier desviación del plan original a tiempo para realizar ajustes o cambios necesarios. Facilita una comprensión clara y actualizada del estado del proyecto, proporcionando una base sólida para tomar decisiones informadas. Asimismo, fomenta la responsabilidad y transparencia entre los miembros del equipo al mantenerlos informados acerca de sus roles individuales en relación con el éxito general del proyecto.
Fuente: aprika
Es importante destacar que este proceso no es estático; evoluciona con el desarrollo del proyecto e implica distintas técnicas y herramientas adecuadas a cada etapa. La elección correcta puede marcar la diferencia entre el éxito o fracaso de un proyecto.
2. ¿Qué es una herramienta de seguimiento de proyectos?
Una herramienta de seguimiento de proyectos se refiere a un sistema o software que permite a los gerentes y equipos de proyecto monitorear y gestionar eficientemente el progreso y rendimiento de sus proyectos.
Estas herramientas proporcionan una visibilidad en tiempo real del estado del proyecto, permitiendo tomar decisiones informadas basadas en datos.
Estas aplicaciones suelen tener características como la programación de tareas, asignación de recursos, gestión del tiempo, documentación y comunicación colaborativa.
Facilitan no solo el seguimiento del avance del proyecto sino también la identificación temprana de problemas o retrasos que podrían afectar su finalización exitosa.
Las herramientas modernas ofrecen además funciones avanzadas como inteligencia artificial para predecir riesgos, análisis predictivo e integraciones con otras aplicaciones empresariales. Esto permite una gestión más ágil y adaptativa de los proyectos, mejorando la productividad general del equipo.
3. Funciones clave para el seguimiento de proyectos
Para gestionar eficientemente los proyectos, es esencial contar con ciertas funciones en las herramientas de seguimiento, como la programación y asignación de tareas, la gestión del tiempo y los recursos, así como la documentación y comunicación colaborativa.
Fuente: Construcción Blog
Estas características permiten que el equipo del proyecto se mantenga alineado con sus objetivos y cumpla con las metas establecidas.
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La programación de tareas permite establecer plazos claros para cada actividad dentro del proyecto. Esto contribuye a mejorar la productividad general y evitar retrasos innecesarios.
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Por otro lado, la asignación de tareas asegura que cada miembro del equipo tenga una comprensión clara de sus responsabilidades individuales. Así, la gestión del tiempo y los recursos facilita una distribución adecuada entre todas las actividades. Ayuda a evitar pérdidas innecesarias e impulsa el uso eficiente de todos los recursos disponibles.
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En cuanto a la documentación, esta función garantiza que toda la información pertinente esté disponible para todo el equipo en cualquier momento requerido. La comunicación colaborativa favorece un ambiente laboral abierto donde todos pueden expresar ideas o inquietudes.
Cada una de estas funciones juega un papel vital en el éxito general del proyecto al permitir una gestión más efectiva y coordinada.
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Fuente: Entrepreneur
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