Gerencia de proyectos

Directrices imprescindibles para la correcta gerencia de proyectos

Dirección y Gestión
 02-abr-2020 | Structuralia Blog

La gerencia de proyectos se basa en un ejercicio único de carácter técnico y especializado que permitirá obtener beneficios a la empresa de cara a reducir plazos, costos y proporcionar mejoras en la calidad del producto final.

 

Aunque las bases de ciertos proyectos sean similares y compartan áreas u objetivos, cada uno contará con sus recursos, plazos o condicionantes específicos que lo harán diferente al resto. El Project Manager deberá, por tanto, realizar un ejercicio de estudio y planificación ajustado a los requisitos para desarrollar el plan de gerencia del proyecto, como explicamos a continuación.

Introducción a la gerencia de proyectos

La gerencia de proyectos abarca las actividades de planear, coordinar y controlar las diversas y complejas actividades del desarrollo de un proyecto en concreto así como el manejo de sus cambios. Debemos tener en cuenta que en todo proyecto a realizar existen elementos de riesgo e incertidumbre que hacen que los pasos necesarios para la finalización del proyecto no puedan predecirse con absoluta precisión. 

Por ello, el objetivo de la dirección de proyectos consiste en prever tanto peligros, riesgos y problemas como sea posible, planificando, organizando y controlando todas las actividades de manera que el proyecto finalice con éxito y con la satisfacción de nuestro cliente. 

La gerencia de proyectos

Para entender la gerencia de proyectos, debemos empezar por comprender que un proyecto puede ser considerado como una serie de actividades y directrices que: 

  • Tienen un objetivo específico de ser completado dentro de unas especificaciones
  • Tiene definidas unas fechas de comienzo y final 
  • Los recursos económicos son definidos y limitados 
  • Consume recursos humanos y materiales
  • Son multifuncionales

Una vez entendido el concepto, podemos confirmar que el éxito de la dirección de proyecto se define tras alcanzar los objetivos del mismo dentro de su plazo y coste, con los rendimientos y las tecnologías deseados así como la utilización de los recursos asignados de una manera efectiva, eficiente y finalmente aceptados por el cliente.

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No obstante, para asegurar el éxito del proyecto, antes conviene vencer una serie de obstáculos tales como la complejidad del proyecto, los requerimientos especiales del cliente, los cambios de alcance, las reestructuraciones organizativas, los cambios de tecnología, desviaciones de planning y precios, etc. 

Los principios de la dirección de proyectos 

La dirección de proyectos puede tener diferentes significados para diferentes personas. Con frecuencia las hay que malinterpretan el concepto, al entender que la dirección de proyecto es el control de sus  actividades. La dirección de proyecto es otra cosa y está basado en unos principios.

Los principios de la gerencia de proyectos parecen muy lógicos y razonables y así son reconocidos por los expertos en la materia, pero ¿cómo puede un director de proyecto aplicar dichos principios de forma correcta? A continuación lo explicaremos con detalle.

 

Previsión y planificación

La previsión consiste en mirar hacia el futuro y la planificación es la toma de decisiones basada en las previsiones. Hay muchos tipos de planificación al nivel de dirección, tales como consideraciones estratégicas de la compañía, planes de negocios y planes de proyectos. 

En un proyecto conviene prever y planificar: 

  • Los fondos del proyecto
  • La previsión y estimación de la carga de trabajo 
  • La previsión de recursos

Organización 

Hablamos de organización para referirnos a la agrupación de trabajos y la ubicación de obligaciones, responsabilidades y autoridad con el fin de:

  • Organizar la estructura de la empresa 
  • Organizar los departamentos  
  • Organizar las estructuras de los proyectos  
  • Definir las funciones y responsabilidades dentro de la organización  
  • Desarrollar las descripciones de los puestos individualmente

Uno de los pasos a dar en el momento de organizar el proyecto es dividirlo en secciones, que serán de más ayuda para una eficiente administración del negocio.

 

Mando y dirección 

El director del proyecto será el responsable dar las instrucciones adecuadas para asegurarse que las políticas y directrices acordadas se cumplen. Para mandar es fundamental que la dirección de la empresa garantice antes la autoridad de las personas que van a desempeñar ese mando. 

 

Control 

El control conlleva el chequeo continuo de lo planificado y la toma de acciones correctivas. Debe extenderse a todas las áreas, tanto las planificadas como aquellas que no se necesita planificar, pero que su evolución es fundamental para el desarrollo del proyecto.  

El director del proyecto siempre debe tener un cuadro de mando que le permita en cada momento conocer la situación y la salud del proyecto, además debe hacer controles para cada uno de los departamentos que figuran en el organigrama, así como para los agentes internos y externos con los que se relaciona el proyecto.

Gerencia de proyectos
Cuadro de mandos. Ejemplo

 

Coordinación 

Este punto es de vital importancia dentro de la gerencia de proyectos, ya que es imprescindible la coordinación entre los distintos departamentos del proyecto y la organización corporativa. Entre los pilares de un proyecto bien coordinado encontramos: 

  • Una buena distribución de la información 
  • La asignación de responsabilidades 
  • La nominación de un coordinador 

 

Motivación

La mayoría de los proyectos suelen estar sometidos a una presión y estrés muy fuerte, tanto por parte de la empresa, como del cliente, lo cual provoca una tensión muy grande entre los miembros del equipo. Como hemos dicho anteriormente, el éxito de los proyectos depende de las personas, por lo que es muy importante mantener a todo el equipo motivado y unido.

Entre los factores motivadores podemos destacar: 

  • Retos superados
  • Reconocimientos
  • Progresos
  • El trabajo en sí mismo 
  • La responsabilidad
  • La promoción

Y entre los desmotivadores:

  • Mandos 
  • Subordinados 
  • Políticas de la compañía 
  • Relaciones interpersonales
  • Seguridad en el trabajo
  • Condiciones de trabajo 
  • Salario 
  • Vida personal

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Comunicación que abarque a todos

La eficacia de la comunicación durante el desarrollo del proyecto es esencial para la finalización de éste dentro del plazo fijado. 

Implica que el personal operativo y otros miembros del equipo de proyecto, compartan la información para conseguir un objetivo común, de esta forma, se obliga a todos los miembros de una organización a ser responsables de transmitir la información o datos, independientemente del papel que desempeñe la persona receptora de la comunicación. 

En un proyecto lo más importante es establecer el ambiente y normas necesarias pero suficientes, para que la comunicación sea efectiva y eficaz y esto lo conseguiremos cuando las ideas u órdenes transmitidas alcancen las acciones o reacciones esperadas en el equipo.

Dentro de esta funcionalidad, debemos tener en cuenta la doble dirección, ya que no solamente se envía sino también se recibe. 

Podemos clasificar los tipos de comunicación de la siguiente forma: 

  • Comunicación entre el cliente y sus asesores
  • comunicación entre los asesores
  • Comunicación entre el cliente y el contratista
  • Comunicación en el equipo de proyecto

Factores que llevan al éxito del proyecto 

Para que la gerencia del proyecto lleve a buen cauce y ésta finalice con el éxito del proyecto debemos tener en cuenta la gran cantidad de factores que afectan tanto a la propia organización como a las organizaciones externas así como los siguientes factores que nos llevarán al cumplimiento de objetivos y por consecuencia, al éxito del proyecto: 

  • La planificación y la comunicación 
  • El desarrollo de un plan bien diseñado antes de iniciar el proyecto
  • Establecimiento de objetivos muy definidos
  • La involucración del cliente en el proyecto como una parte más
  • Comunicación continua con el cliente 
  • Medición del alcance y coste real y su comparación con el avance y coste planeado
  • Evaluación del desempeño empleado en el proyecto, una vez éste haya finalizado, con el objetivo de identificar posibles mejoras para proyectos similares en el futuro

En Structuralia disponemos de un catálogo cursos y másteres especializados en la gerencia de proyectos, tales como el Máster en Dirección de Proyectos Internacionales o el Máster Internacional en Construction Project Management

 

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