Directrices imprescindibles para la correcta gerencia de proyectos

La gerencia de proyectos se basa en un ejercicio único de carácter técnico y especializado que permitirá obtener beneficios a la empresa de cara a reducir plazos, costos y proporcionar mejoras en la calidad del producto final.

La gerencia de proyectos consiste en el conjunto de métodos y conocimientos que permiten identificar los recursos necesarios para el desarrollo de determinadas actividades. En otras palabras, se basa en un ejercicio único de carácter técnico y especializado que permitirá obtener beneficios a la empresa de cara a reducir plazos, costos y proporcionar mejoras en la calidad del producto final. 

Aunque las bases de ciertos proyectos sean similares y compartan áreas u objetivos, cada uno contará con sus recursos, plazos o condicionantes específicos que lo harán diferente al resto. El Project Manager deberá, por tanto, realizar un ejercicio de estudio y planificación ajustado a los requisitos para desarrollar el plan de gerencia del proyecto, como explicamos a continuación.

¿Qué es la gerencia de proyectos?

La gerencia de proyectos abarca las actividades de planear, coordinar y controlar las diversas y complejas actividades del desarrollo de un proyecto en concreto, así como el manejo de sus cambios. Debemos tener en cuenta que en todo proyecto a realizar existen elementos de riesgo e incertidumbre que hacen que los pasos necesarios para la finalización del proyecto no puedan predecirse con absoluta precisión. 

Por ello, el objetivo de la dirección de proyectos consiste en prever tanto peligros, riesgos y problemas como sea posible, planificando, organizando y controlando todas las actividades de manera que el proyecto finalice con éxito y con la satisfacción de nuestro cliente. 

Una vez entendido el concepto, podemos confirmar que el éxito de la gestión de proyecto se define tras alcanzar los objetivos del mismo dentro de su plazo y coste, con los rendimientos y las tecnologías deseadas, así como la utilización de los recursos asignados de una manera efectiva, eficiente y finalmente aceptados por el cliente.

No obstante, para asegurar el éxito del proyecto, antes conviene vencer una serie de obstáculos tales como la complejidad del proyecto, los requerimientos especiales del cliente, los cambios de alcance, las reestructuraciones organizativas, los cambios de tecnología, desviaciones de planning y precios, etc. 

¿Cuáles son las características de la gerencia de proyectos?

La gerencia de proyectos puede dar lugar a todo tipo de confusiones sobre lo que implica el concepto. Por ello, a continuación, te mostramos las principales características de cualquier gestión de proyecto:

• Previsión y planificación de los fondos, la carga de trabajo y la previsión de recursos del proyecto.

• Organización. En la gerencia de proyectos es imprescindible organizar la estructura de la empresa; los departamentos; las estructuras de los proyectos; las funciones y responsabilidades; y el desarrollo de las descripciones de los puestos individuales.

• Dirección del proyecto. El director debe proporcionar las instrucciones adecuadas para que el proyecto siga las políticas y directrices acordadas.  

• Control de la planificación. El control conlleva el chequeo continuo de lo planificado y la toma de acciones correctivas. Debe extenderse a todas las áreas, tanto las planificadas como aquellas que no se necesita planificar, pero que su evolución es fundamental para el desarrollo del proyecto.  

• Coordinación entre los diferentes departamentos del proyecto para lograr una buena distribución de la información, la asignación de responsabilidades y la nominación de un coordinador.

• Motivación. Para lograr el éxito de la gerencia del proyecto es necesario que todo el equipo esté motivado, pues suele existir bastante presión y estrés.

Cuadro de mandos. Ejemplo

Factores que llevan al éxito del proyecto 

Para que la gerencia del proyecto lleve a buen cauce y ésta finalice con el éxito del proyecto debemos tener en cuenta la gran cantidad de factores que afectan tanto a la propia organización como a las organizaciones externas, así como los siguientes factores que nos llevarán al cumplimiento de objetivos y por consecuencia, al éxito del proyecto: 

• La planificación y la comunicación 

• El desarrollo de un plan bien diseñado antes de iniciar el proyecto

• Establecimiento de objetivos muy definidos

• La involucración del cliente en el proyecto como una parte más

• Comunicación continua con el cliente 

• Medición del alcance y coste real y su comparación con el avance y coste planeado
  
• Evaluación del desempeño empleado en el proyecto, una vez éste haya finalizado, con el objetivo de identificar posibles mejoras para proyectos similares en el futuro

¿Qué debo estudiar para realizar una gerencia de proyectos?

Antes de dedicarse a la gerencia de proyectos, es imprescindible contar con una licenciatura o grado en Ingeniería, Arquitectura o Arquitectura Técnica. Una vez obtenido el título, deberás especializarte con estudios en Project Management, independientemente de si se trata de un curso, certificación o títulos reconocidos como un máster. 

En Structuralia disponemos de un catálogo cursos y másteres especializados en la gerencia de proyectos, tales como el Máster en Dirección de Proyectos Internacionales o el Máster Internacional en Project Management.