Cómo mejorar la administración del tiempo en las empresas

Publicado originalmente el 29 de marzo de 2020, actualizado el 4 de abril de 2023

Mejorar la administración del tiempo en las empresas es el mejor camino para disminuir las cargas horarias actuales. 

  En lo personal y laboral, el tiempo es el recurso más importante que posee un ser humano para identificar y lograr objetivos dentro de los límites horarios o plazos estipulados por la cabeza de estas organizaciones.

La eficacia está directamente relacionada con la capacidad de cumplir sin excusas, las tareas que llevarán a buen término alguna estrategia. Pero, hay obstáculos que debemos vencer para que esto sea realmente posible y garantizar el éxito.

Dentro de la administración del tiempo en las empresas, durante la planificación, hay que identificar las tareas claves y los procedimientos concretos para su realización, a fin de que la producción dé sus frutos con respecto a la calidad de la prestación de servicios o productos a ofrecer.

Por ello, a lo largo de este artículo vamos a analizar los factores y las directrices que influyen en la administración del tiempo en las empresas.

Instrucciones  sencillas para administrar el tiempo en las empresas Análisis de los objetivos

• Organización: La estructuración de tareas y rutina de actividades diarias, semanales y mensuales permiten trabajar de manera más ordenada y productiva.

• Análisis de actividades: Un estudio de los procesos y seguimiento de las actividades, determinando la importancia de cada uno de ellos y su conexión, permitirán saber si se están cumpliendo los tiempos y horarios como requisitos.

• Control: Mediante el registro y control del equipo y sus actividades, ya sean concluidas o en progresión se pueden determinar las causas que hacen ganar tiempo o perderlo, y en función de ello buscar las acciones correctivas necesarias para mejorar la eficiencia de la actividad y trabajador.

• Coordinación: La coordinación del personal evitará la duplicación de tareas y fomentará la optimización el tiempo en la cadena de trabajo. Es bueno para ello organizar reuniones, que deben ser efectivas y necesarias, al igual que descansos, ajustados al tipo de trabajo.

• Cooperación: Un sistema de delegación de mando con funciones claras y definidas permitirá la especialización y eficiencia de cada miembro de trabajo en la ejecución de su tarea.

• Trabajo colaborativo: La ayuda entre los diferentes miembros permite progresar en tareas que a un miembro se le pueden atragantar con la pérdida de tiempo que lleva consigo, por eso es importante establecer un sistema fluido y operacional de trabajo colaborativo que ayude a tomar mejores decisiones

• Mayor rendimiento humano: Conocimiento del personal disponible e integrarlo en las actividades y responsabilidades acorde a sus capacidades. 

• Formación: Un programa de formación ajustado a los objetivos de tu empresa. Cada uno conocerá el alcance de sus funciones para evitar la duplicación de funciones e incrementar la especialización.

Análisis de los objetivos 

Para administrar el tiempo en la empresa y optimizarlo, deberemos asegurarnos que los objetivos establecidos están claramente definidos y que los miembros o grupos de trabajo asignados a cada tarea están involucrados y sean perfectamente conocedores de ellos.

¿Por qué persigo este objetivo?

Involucrar a los empleados con el objetivo que persigue la empresa, mejorará su rendimiento y motivación.

¿Cómo consigo este objetivo?

Dotar a los empleados del conocimiento para realizar cada tarea de antemano evitará emplear tiempo innecesario para descubrir procedimientos. 

¿Cuánto tiempo requiere cada objetivo?

Conocer el tiempo necesario para cada objetivo, hará que los miembros de un equipo puedan establecer una programación de trabajo que evite los tiempos muertos y mejore los plazos de entrega así como establecer sus patrones de calidad y alcance.

¿Están bien definidas las prioridades?

La definición de las prioridades a la hora de realizar un proyecto es imprescindible para reducir el espectro de tareas residuales no prioritarias.

Objetivos prioritarios y urgentes

Los miembros de trabajo asignados deberán ser informados de la prioridad o urgencia de un objetivo, reconociendo el esfuerzo y dedicación necesaria para su consecución.

Para la consecución de los objetivos marcados así como para agilizar la gestión de las tareas de los equipos, existen una gran variedad de herramientas que nos facilitan el día a día y favorecen a la coordinación del equipo.

Ventajas de administrar adecuadamente el tiempo 

Un gerente de alto impacto sabrá que la administración del tiempo en las empresas va más allá de lo teórico y trae consigo un conjunto de beneficios que marcarán la diferencia en los resultados. Aquí te contamos sobre algunos beneficios.

• Reduce los plazos de efectividad al conocer qué hace cada empleado, evitando que se dupliquen las tareas asignadas.

• Disminuye los costos presupuestarios, si se cumplen los tiempos de los objetivos trazados, ya que las tareas se alcanzan en períodos más cortos y eficientes.

• Permite organizar futuras estrategias en las que estén contempladas las formas más prácticas de lograr los mismos objetivos. Ayuda a conocer qué tan óptimo son los plazos y qué empleado ha fallado en el cumplimiento de sus objetivos, al crear manuales de procedimientos que tomen en cuenta el tiempo promedio para cada tarea.

¿Conoces la teoría de las 4D?

Es práctico organizar las ideas mediante teorías probadas. En el año 2016, el autor Brian Tracy, logró plasmar en apenas cuatro palabras, las claves para asegurar que la administración del tiempo en empresas sea una tarea fácil de llevar a cabo.

• Deseo: Es clave tener la intención de vencer la procrastinación en las tareas cotidianas. Valorar el tiempo propio y el de tu equipo te llevará a sentir la necesidad de aportar en formas positivas a esa sinergia.

• Decisión: Después de dar ese gran paso, al aplicar las técnicas exactas para que el trabajo salga, y salga bien, podrás encontrar beneficios a largo plazo.

• Determinación: Todo lo que es perdurable nace de la insistencia, y de la convicción de hacer de una tarea, un hábito. No dejes que se te escape la inspiración por tener todas tus tareas bajo control.

• Disciplina: No todos los lunes se tiene la disposición de lograr todas las tareas en el menor tiempo posible, sin embargo, eso es precisamente la disciplina, la capacidad de realizar los deberes en el momento que toca hacerlos, aun cuando haya obstáculos.

Toma el control de los procesos que te llevarán al éxito y no te arrepentirás ni un solo día. 

Un buen líder es capaz de autogestionarse y servir de ejemplo para los demás. Así que mejorar la administración del tiempo en las empresas es el mejor camino para disminuir las cargas horarias actuales.

Considera estas técnicas paso a paso y hazlas posible para tus tareas diarias. De nada vale un propósito común si los integrantes de un equipo no están conscientes del papel fundamental que juegan en el cumplimiento de objetivos.