La administración del tiempo en las empresas

La importancia de la administración del tiempo en las empresas

Dirección y Gestión
 29-mar-2020 | Structuralia Blog

Como bien dice la expresión, el tiempo es oro, motivo por el que cobra tal importancia la administración del tiempo en las empresas. Se podría decir que es su mayor activo y saber administrarlo con eficacia supone una de las garantías del éxito. 

 

El buen entendimiento de un negocio es la llave para aplicar unas directrices de trabajo bien definidas y ajustadas a los objetivos de la empresa. De esta manera se pueden optimizar los tiempos de ejecución de las tareas y actividades y mejorar significativamente su rendimiento, permitiendo una mayor producción, la implementación de nuevos servicios o la mejora de calidad en los productos. 

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Por ello, a lo largo de este artículo vamos a analizar los factores y las directrices que influyen en la administración del tiempo en las empresas.  

Directrices para administrar el tiempo en las empresas

La implantación de un sistema eficaz de trabajo que agilice la productividad de una empresa parte de un buena administración del tiempo mediante la aplicación de unas definidas directrices que involucren a todos los miembros del equipo.

  • Organización

La estructuración de tareas y rutina de actividades diarias, semanales y mensuales permiten trabajar de manera más ordenada y productiva.

  • Análisis de actividades

Un estudio de los procesos y seguimiento de las actividades, determinando la importancia de cada uno de ellos y su conexión, permitirán saber si se están cumpliendo los tiempos y horarios como requisitos.

  • Control

Mediante el registro y control del equipo y sus actividades, ya sean concluidas o en progresión se pueden determinar las causas que hacen ganar tiempo o perderlo, y en función de ello buscar las acciones correctivas necesarias para mejorar la eficiencia de la actividad y trabajador.

  • Coordinación

La coordinación del personal evitará la duplicación de tareas y fomentará la optimización el tiempo en la cadena de trabajo. Es bueno para ello organizar reuniones, que deben ser efectivas y necesarias, al igual que descansos, ajustados al tipo de trabajo.

  • Cooperación

Un sistema de delegación de mando con funciones claras y definidas permitirá la especialización y eficiencia de cada miembro de trabajo en la ejecución de su tarea.

  • Trabajo colaborativo

La ayuda entre los diferentes miembros permite progresar en tareas que a un miembro se le pueden atragantar con la pérdida de tiempo que lleva consigo, por eso es importante establecer un sistema fluido y operacional de trabajo colaborativo que ayude a tomar mejores decisiones

  • Mayor rendimiento humano

Conocimiento del personal disponible e integrarlo en las actividades y responsabilidades acorde a sus capacidades. 

  • Formación

Un programa de formación ajustado a los objetivos de tu empresa. Cada uno conocerá el alcance de sus funciones para evitar la duplicación de funciones e incrementar la especialización.

Análisis de los objetivos

Para administrar el tiempo en la empresa y optimizarlo, deberemos asegurarnos que los objetivos establecidos están claramente definidos y que los miembros o grupos de trabajo asignados a cada tarea están involucrados y sean perfectamente conocedores de ellos.

  • ¿Porque persigo este objetivo?

Involucrar a los empleados con el objetivo que persigue la empresa, mejorará su rendimiento y motivación.

  • ¿Como consigo este objetivo?

Dotar a los empleados del conocimiento para realizar cada tarea de antemano evitará emplear tiempo innecesario para descubrir procedimientos. 

  • ¿Cuánto tiempo requiere cada objetivo?

Conocer el tiempo necesario para cada objetivo, hará que los miembros de un equipo puedan establecer una programación de trabajo que evite los tiempos muertos y mejore los plazos de entrega así como establecer sus patrones de calidad y alcance.

  • ¿Están bien definidas las prioridades?

La definición de las prioridades a la hora de realizar un proyecto es imprescindible para reducir el espectro de tareas residuales no prioritarias.

  • Objetivos prioritarios y urgentes

Los miembros de trabajo asignados deberán ser informados de la prioridad o urgencia de un objetivo, reconociendo el esfuerzo y dedicación necesaria para su consecución.

Para la consecución de los objetivos marcados así como para agilizar la gestión de las tareas de los equipos, existen una gran variedad de herramientas que nos facilitan el día a día y favorecen a la coordinación de del equipo. 

 

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