Anímate a usar un nuevo programa de gestión de proyectos, y mejora la efectividad de tu equipo.
¿Cómo elegir el programa de gestión de proyectos que mejor se adapta a tu equipo?
La gestión de proyectos es una tarea cada día más compleja ya que cada vez tenemos proyectos más ambiciosos, y cuando los equipos de trabajo son más amplios se complica el poder hacer un seguimiento y coordinar el trabajo de todos para obtener la máxima eficiencia. Allí es donde debemos apoyarnos en programas de gestión de proyectos (softwares diseñados para este propósito), que nos facilitarán muchas cosas y sacarán el máximo provecho del equipo.
Como ya sabemos, los plazos y el presupuestos son las más grandes limitaciones de un proyecto, y la única manera de cumplirlas de manera exitosa es a través de un buen seguimiento del de las actividades del proyecto. Cuando lo llevamos a cabo correctamente, no solo seremos capaces de cumplir con los plazos y el presupuesto, sino que podríamos mejorar la eficiencia del equipo, mejorando las interacciones, la proactividad y el compromiso de los participantes en el proyecto, y por qué no, del cliente. Todo esto se vuelve más tangible cuando nos apoyamos en programas de gestión de proyectos.
¿Qué es un programa de gestión de proyectos?
Son herramientas virtuales (softwares) diseñados para facilitar la coordinación, el seguimiento, la comunicación, y los resultados de cualquier tipo de proyecto. Por lo general son softwares que se basan en métodos reales de gestión de proyecto o Project Management, como son los diagramas de GANTT, PERT, o Kanban; y los transforman en herramientas virtuales conectadas a través de internet para recibir inputs constantes y en tiempo real de los integrantes del proyecto, identificando responsabilidades y avances de los mismo.
Es clave que estos programas de gestión de proyectos cuenten con una interfaz de usuarios que sea intuitiva y simple, para alentar a los participantes a usarla de la manera más proactiva posible y se convierta en un hábito. Por muy potente que pueda ser una herramienta de gestión, si no es lo suficientemente accesible, fácil de usar, y dificulte el uso cotidiano de la misma por todos los participantes del proyecto, esta no servirá de nada y solo entorpecerá el desarrollo del proyecto y su gestión.
¿Qué debes buscar buscar en un programa de gestión de proyectos?
Este tipo de software por lo general ofrecen una serie de características y herramientas especialmente diseñadas para hacer seguimiento del proyecto, pero lo más importante que debes buscar en ellas para asegurar que sean funcionales, son las siguientes utilidades:
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Compatibilidad: Aunque no lo parezca, es muy importante que estos software sean compatibles y se puedan integrar con otras herramientas del día a día, como por ejemplo, hojas de cálculo, calendarios, correos electrónicos, navegadores web, etc. Esto hace que los integrantes del equipo la tengan más presente durante sus actividades diarias y facilita su utilización.
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Documentación: Es de vital importancia que la herramienta ayude a mantener organizada y accesible la documentación que se transmite a través de ella.
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Informes: Para una correcta gestión de los flujos de trabajo y del proyecto en sí, es muy necesario saber fácilmente el avance del proyecto en tiempo real, a través de informes claros y concisos.
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Gestión del tiempo: Es de mucha ayuda poder cuantificar el tiempo dedicado a cada tarea, por cada uno de los participantes en cada proyecto para poder distribuir las tareas de forma eficiente..
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Plantillas: Tener formatos predeterminados puede ahorrar mucho tiempo a la hora de la planificación de la gestión de un proyecto, y ayuda a aprovechar la experiencia adquirida en proyectos previos.
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Claridad visual: Aunque parezca mera estética, es muy importante que la herramienta sea clara visualmente, esto agiliza el trabajo y mejora la organización del mismo. Poder visualizar fácilmente las tareas, su progreso, el tiempo, y los recursos invertidos es vital para hacer más eficiente el trabajo.
Principales programas de gestión de proyectos en el mercado
1. Microsoft Project
Si podemos hablar de un software “clásico” para la gestión de proyectos, sería este. Existe desde el 84 y desde entonces forma parte del paquete Office de Windows, y por eso suele ser el primer contacto de la mayoría con los programas de gestión de proyectos. Es muy utilizado en la gestión más tradicional de proyectos y está basado en el Diagrama de Gantt, pero es uno de los softwares más completos por su larga trayectoria.
Esquema de funcionamiento de Microsoft Project. Microsoft
2. Asana
Los dos aspectos en los que resalta este programa son su versatilidad y su compatibilidad con otros softwares. Por un lado su interfaz gráfica es muy versátil a la hora de visualizar los proyectos o las tareas en marcha ya que es muy dinámico y flexible, y por el otro, permite integrarse con las plataformas de trabajo más utilizadas como lo son las herramientas de Microsoft Office y Google.
Interfaz de Asana. Asana
3. Trello
Es quizás la herramienta más sencilla de todas, pero eso no le quita su eficiencia. Su interfaz es muy intuitiva para los usuarios, basada en un sistema de tarjetas tipo Kanban, y es una de las más utilizadas en empresas en todo el mundo por su bajo precio (incluso tiene una versión gratuita). Esta sencillez permite que pueda ser utilizada desde un smartphone y que los integrantes del equipo se adapten muy rápidamente a ella.
Interfaz de Trello. Trello
4. Evernote Teams
Esta es una aplicación que se ha ganado una de las mejores reputaciones del mercado, en principio enfocada a mejorar la productividad individual, ha dado el salto a la colaboración y a la gestión de proyectos. Y se está convirtiendo en una de las herramientas más completas que engloba todas las funciones necesarias para hacer más eficiente la colaboración en un equipo de trabajo, escalable a grandes y pequeñas empresas y muy fiable.
Interfaz de Evernote Team. Evernote
Beneficios de los programas de gestión de proyectos
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Mejora el rendimiento del equipo, ya que con menos recursos se puede gestionar uno o más proyectos a la vez con las facilidades que ofrecen los distintos softwares.
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Facilita la colaboración entre todas las partes involucradas, tanto internas del equipo, como externas con proveedores y clientes que puedan afectar el flujo de trabajo.
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Reduce y simplifica los procesos a los justos y necesarios, ya que con las plantillas y organización visual de estos programas los procesos se simplifican al máximo sin perder documentación de los mismos.
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La escalabilidad de cualquier proyecto puede ser muy accesible con el programa correcto, ya que casi todos estos software ofrecen herramientas a medida según las necesidades de tu empresa.
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Mejora la comunicación entre todas las partes involucradas, se puede lograr centralizar las comunicaciones, organizarlas, y mantener un registro accesible para los integrantes del equipo y para los agentes externos; evita malentendidos y pérdida de información que retrasen la evolución del proyecto.
Sin duda, los programas de gestión de proyectos son el próximo paso si no estás trabajando con uno actualmente en tu empresa, notarás una mejora significativa en el trabajo de tu equipo. Y si ya estás usando alguno, puedes aprovechar la oportunidad para confirmar si es el que más se adapta a tus necesidades. Para profundizar y especializarte en la gestión de proyectos, sea como Project Manager o en Agile, Structuralia ofrece una amplia gama de opciones en formación especializada de alto nivel.
