Cumplir con las fases del ciclo de vida de un proyecto ayuda a establecer objetivos y metas realistas.
Cómo conquistar el éxito siguiendo las fases del ciclo de vida de un proyecto
Todos los seres humanos queremos lograr aquél objetivo que primeramente hemos soñado, sin embargo, muchas ideas terminan siendo sólo ideas ante la falta de concreción o los errores en la planificación.
Todo proyecto necesariamente debe cumplir con una serie de etapas que contemplan desde el momento en el que fue concebida mentalmente la idea hasta su ejecución. De esa forma, nos aseguramos de que los objetivos sean cumplidos, de que los márgenes de error se minimicen, se evita la frustración de lo inconcluso y se evalúan los errores para nuevos proyectos.
Empresarialmente, la comprensión de cada una de las etapas de las fases del ciclo de vida de un proyecto, habilita las competencias gerenciales para crear un manual de acción de lo que se espera en cada fase y de cómo debe actuar quien esté frente a cada proceso de planificación.
Ciclo de vida de un proyecto. Fuente: simplementevidic.blogspot.com
Conoce las fases del ciclo de vida de un proyecto
1. Define tu proyecto:
La concepción es la primera etapa de este largo camino. Ser capaces de responder preguntas básicas como qué, cuánto y cuándo permite conocer parámetros netamente técnicos como la cantidad y disponibilidad de los recursos para el proyecto. Esta acción nos da la oportunidad de identificar posibles riesgos, márgenes de beneficio y también, identificar potenciales errores en la siguiente etapa, la planificación.
2. Planificar es adelantarse al futuro
Convertir todo lo imaginado en una ruta de acción es la siguiente etapa a tomar en cuenta en este proceso. Delegar responsabilidades específicas para todos los miembros del equipo mediante diagramas de flujo de trabajo y asegurarte que todos los miembros sean capaces de cumplir con su rol, asegura el éxito del proyecto.
En esta etapa es necesario asegurarse de que los presupuestos incluyan las herramientas necesarias para completar cualquier tarea. Entender las limitaciones e innovar en la resolución de problemas abre la posibilidad de conseguir mejores retornos en la inversión.
3. No te quedes en la teoría ¡Ejecuta!
Es el momento de poner en práctica la sinergia del equipo, o la eficacia con la que se cumplen las tareas planteadas. Es necesario apegarse al plan a, b o c en la ejecución, esto disminuirá las improvisaciones. En esta etapa no sólo es necesario controlar la ejecución sino la calidad de lo que se ofrece al tiempo que se mantiene comunicación cerrada con los miembros del equipo.
También, es común y necesario que en esta etapa se documenten todos los procesos realizados, para tras culminar la etapa de ejecución puedan analizarse de forma reflexiva: qué se puede mejorar y cómo.
4. Establece un control posterior
Luego de concretar aquel evento planificado, es necesario revisar si el proyecto ha sido exitoso o no. Cantidad de horas invertidas en el proyecto, apego o excesos sobre el presupuesto, análisis de inversión y retorno de capital, son algunas de las interrogantes que esta etapa de trabajo debe responder.
Comparar los datos reales con los planificados e informar a los integrantes del equipo sobre los logros conseguidos es materia obligatoria en esta etapa.
5. Replantea o replanifica
En caso de ser necesario en esta etapa de las fases del ciclo de vida de un proyecto se integran cambios al sistema de gestión. En ocasiones por errores y en otra por la simplicidad de algunos procesos, esta etapa permite mejorar futuras ejecuciones hasta llegar a la excelencia.
6. El fin
La etapa final consta de la actualización de datos e integración de modificaciones. Es el momento de brindar garantías o mantenimientos al proyecto y respaldar todas las informaciones que se encuentren documentadas.
La finalización de las fases del ciclo de vida de un proyecto también implica la modificación de su estado dentro del sistema de activo a cerrado.
Entonces... ¿Qué podría salir mal?
Hay errores que se pueden evitar en todas fases del ciclo de vida de un proyecto. En la fase de inicio es común, la definición incompleta de cuál es el alcance de un proyecto.
Se recae de forma usual en la estrecha investigación de oportunidades. La exploración escueta de viabilidad del proyecto, sus riesgos y limitaciones.
Incluso, los planificadores pudieran no identificar adecuadamente la necesidad de los clientes interesados en el proyecto.
Durante la fase de planificación los errores en la estimación de presupuestos suelen ser los más comunes. También el subestimar la documentación necesaria, complica la etapa de ejecución del proyecto. Las fallas en la delegación de tareas al equipo, y la sobrecarga de trabajo a diferentes miembros se identifica como un riesgo de fracaso en lo consecutivo.
La ejecución tiene como principales contratiempos en el proyecto, los problemas de comunicación entre el demandante y el ofertante, sea por el incumplimiento de plazos de entrega prometidos o elementos relacionados a la calidad de los productos.
Al replantear el proyecto es importante no subestimar las carencias del mismo, o sobreestimar las fallas para poder crear una planificación sobria y reposada.
Durante el cierre de proyecto, suele establecerse una incompleta estimación del progreso, y recaer en descuidos con respecto al inventario de los activos.
No reconocer los esfuerzos del equipo y no felicitar a los integrantes del proyecto puede hacer que a futuro no contemos con piezas claves para la ejecución. Cuidar los detalles en esta etapa en la que se cree todo está listo, es crucial para la repetición de modelos exitosos.
