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Ejecución de un proyecto: Project Management vs Agile

Dirección y Gestión
 26-oct-2020 | Structuralia Blog

La ejecución de un proyecto no es una cosa sencilla, y la verdad es que no hay un método o una herramienta que sea capaz de asegurar el éxito por sí sola. Lo que verdaderamente aumenta las probabilidades de éxito es el provecho que se le saca a la herramienta, de manera que esta se ajuste a las necesidades del proyecto. 

Actualmente podemos resumir las herramientas para la ejecución de un proyecto en dos grandes metodologías: Project Management y Agile. La primera la más tradicional, y aún, la más difundida a nivel internacional; y la segunda la “la joven promesa” que ha demostrado grandes logros en la industria del software y la tecnología, pero que cada vez gana más terreno en otros sectores.

Guía Buenas Prácticas Gestión de Proyectos

A continuación presentaremos algunas ventajas y desventajas claves de cada método, para ayudar a identificar cuál se adapta mejor a los proyectos que están por ejecutar.

Project Management

La clave para entender la gestión de proyectos tradicional es la idea de “cascada”, es decir, es un método que aborda ejecución de un proyecto de manera lineal, con una serie de etapas muy definidas dentro del ciclo de vida de un proyecto. Inicio, planificación, ejecución, y cierre, son en ese orden los pasos a seguir por un “Project Manager” para cualquiera que sea el proyecto al que se enfrenta.

Normalmente esto se presenta en forma de checklist donde cada tarea realizada y aprobada, conlleva a la siguiente, y así sucesivamente (a manera de cascada). Es por este motivo que es una metodología en la que hay que enfocar los esfuerzos en la planificación, en el adelantarse a los hechos, y en la documentación que permita corroborar que cada paso se ha hecho correctamente. 

Ventajas:

  • Los objetivos se definen muy claramente, así como los pasos a seguir para cumplirlos
  • Deja un registro muy sólido del proyecto gracias a la documentación 
  • Una clara distribución de las responsabilidades
  • Fácil monitoreo gracias a su estructura lineal 

Desventajas:

  • Alto costo de errores en el flujo lineal de las tareas debido a la rigidez 
  • Depende mucho de la buena capacidad de prever problemas
  • Bajo índice de retroalimentación de los problemas surgidos en el proceso 
  • Dificultad para amoldarse a los cambios inesperados

Agile

La gestión de proyectos con metodologías agiles se fundamentan en la colaboración, la flexibilidad, el trabajo en equipo y en tareas no tan definidas pero limitadas en tiempo. Este método fue elaborado pensando en la ejecución de proyectos relacionados con el desarrollo de software, donde iterativamente se llevan a cabo “Sprints” que suelen durar entre 2 y 4 semanas, es decir, en este caso no se definen las tareas sino la periodicidad de estas.

Como resultado de cada Sprint debe haber un producto que ayude a la ejecución final del proyecto en cuestión. Es por esto que se puede decir que, al caso contrario del tradicional Project Management, en Agile se sigue una estructura no-lineal, que se enfoca menos en prever, y más en la revisión constante del proyecto para ajustarlo a cualquier imprevisto.

Ventajas

  • Se permite un priorización flexible de objetivos según las necesidades que surjan en el camino
  • Mejora la calidad de cualquiera que sea el producto del proyecto
  • Un proceso mucho más transparente y colaborativo
  • Los participantes en el proyectos se siente involucrados con el resultado
  • Buena capacidad de respuesta ante imprevisto

Desventajas

  • Se pierde control cuanto más amplio es el proyecto
  • Debido a la comunicación más distendida, hay riesgo de perder información del proceso
  • Alta dependencia de la voluntad de las personas involucradas en colaborar
  • Se pierde relación entre los objetivos iniciales y lo que será el resultado del proyecto

Ejecución de un proyecto: ¿Cómo elegir entre ambos?

Sin duda el Project Management tradicional es muy eficiente en proyectos grandes que están claramente definidos de principio a fin, cuando no hay márgenes de flexibilidad, y cuando las personas involucradas no requieren de una comunicación tan distendida. Y por otro lado, las metodologías ágiles se desenvuelven muy bien con proyectos que nacen con incertidumbre, y cuando hay personas dispuestas a involucrarse en la constante y periódica revisión del producto, pero de una alcance mediano o corto. 

Como hemos dicho al inicio, no hay una metodología que por sí sola pueda asegurar que la ejecución de un proyecto sea totalmente exitosa; lo realmente efectivo es cuando la metodología seleccionada se adapta al proyecto y a la forma de trabajar de los involucrados. Ambas metodologías han demostrado grandes resultados, pero cada una a su manera.

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