Ejecución de un proyecto: Project Management vs Agile

Ejecución de un proyecto: Project Management vs Agile

Dirección y Gestión
 28-sep-2022 | Structuralia Blog

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Publicado originalmente el 26 de octubre de 2020, actualizado el 28 de septiembre de 2022

¿Sabes qué es la ejecución de un proyecto? Descubre sus fases y sus dos grandes metodologías: Project Management y Agile.

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Project ManagementEjecución de un proyecto: Project Management vs Agile

La ejecución de un proyecto no es una cosa sencilla, y la verdad es que no hay un método o una herramienta que sea capaz de asegurar el éxito por sí sola. Lo que verdaderamente aumenta las probabilidades de éxito es el provecho que se le saca a la herramienta, de manera que esta se ajuste a las necesidades del proyecto. Por ello, a lo largo del artículo descubriremos qué es la ejecución de un proyecto o cuáles son los pasos.

La-importancia-de-la-gestio-n-de-proyectos-preguntas-y-respuestas-con-Robert-KellyFoto: Wrike

¿Qué es la ejecución de un proyecto?

La ejecución de un proyecto se refiere al momento en el que se deben llevar a cabo todas las acciones y estrategias dirigidas a lograr el objetivo final del plan. Esta fase forma parte de las cuatro partes en las que se divide todo proyecto: inicio, planificación, ejecución y cierre. Por este motivo, puede decirse que la ejecución es la fase más importante

Actualmente, podemos resumir las herramientas para la ejecución de un proyecto en dos grandes metodologías: Project Management y Agile. La primera la más tradicional y la más difundida a nivel internacional; mientras que la segunda podría definirse como “la joven promesa” puesto que ha demostrado grandes logros en la industria del software y la tecnología. Antes de conocer todas sus ventajas y desventajas, es importante conocer las fases de la ejecución de un proyecto.

PMOFoto: cio.com.mx

¿Cuáles son los pasos de ejecución de un proyecto?

Ahora que ya sabemos en qué consiste la ejecución de un proyecto, vamos a descubrir los pasos que deberían seguirse:

  • El comienzo. En este primer paso, se inicia la gestión de las tareas programadas en las primeras fases y se reparte la carga entre el equipo de trabajo.

  • Comunicación. Establecer una comunicación fluida entre los diferentes miembros y monitorizar todo el proceso. El director del proyecto debe inspeccionar la ejecución del proyecto.

  • Sesiones de control. Controlar el proceso para evitar posibles errores mediante reuniones del equipo de trabajo.

  • Correcciones. Implantar los cambios necesarios para corregir los posibles errores que hayan podido surgir.

fase-de-ejecucion-del-proyectosFoto: Factufacil.es

Project Management

La clave para entender la gestión de proyectos tradicional es la idea de “cascada”, es decir, es un método que aborda ejecución de un proyecto de manera lineal, con una serie de etapas muy definidas dentro del ciclo de vida de un proyecto. Inicio, planificación, ejecución, y cierre, son en ese orden los pasos a seguir por un “Project Manager” para cualquiera que sea el proyecto al que se enfrenta.

Normalmente esto se presenta en forma de checklist donde cada tarea realizada y aprobada, conlleva a la siguiente, y así sucesivamente (a manera de cascada). Es por este motivo que es una metodología en la que hay que enfocar los esfuerzos en la planificación, en el adelantarse a los hechos, y en la documentación que permita corroborar que cada paso se ha hecho correctamente. 

Ventajas:

    • Los objetivos se definen muy claramente, así como los pasos a seguir para cumplirlos.

    • Deja un registro muy sólido del proyecto gracias a la documentación.

    • Una clara distribución de las responsabilidades.

    • Fácil monitoreo gracias a su estructura lineal.

Desventajas:

    • Alto costo de errores en el flujo lineal de las tareas debido a la rigidez. 

    • Depende mucho de la buena capacidad de prever problemas.

    • Bajo índice de retroalimentación de los problemas surgidos en el proceso.

    • Dificultad para amoldarse a los cambios inesperados.

Agile

La gestión de proyectos con metodologías agiles se fundamentan en la colaboración, la flexibilidad, el trabajo en equipo y en tareas no tan definidas pero limitadas en tiempo. Este método fue elaborado pensando en la ejecución de proyectos relacionados con el desarrollo de software, donde iterativamente se llevan a cabo “Sprints” que suelen durar entre 2 y 4 semanas, es decir, en este caso no se definen las tareas sino la periodicidad de estas.

Como resultado de cada Sprint debe haber un producto que ayude a la ejecución final del proyecto en cuestión. Es por esto que se puede decir que, al caso contrario del tradicional Project Management, en Agile se sigue una estructura no-lineal, que se enfoca menos en prever, y más en la revisión constante del proyecto para ajustarlo a cualquier imprevisto.

Ventajas

    • Se permite una priorización flexible de objetivos según las necesidades que surjan en el camino

    • Mejora la calidad de cualquiera que sea el producto del proyecto

    • Un proceso mucho más transparente y colaborativo

    • Los participantes en el proyecto se sienten involucrados con el resultado

    • Buena capacidad de respuesta ante imprevisto

Desventajas

    • Se pierde control cuanto más amplio es el proyecto

    • Debido a la comunicación más distendida, hay riesgo de perder información del proceso

    • Alta dependencia de la voluntad de las personas involucradas en colaborar

    • Se pierde relación entre los objetivos iniciales y lo que será el resultado del proyecto

traditional_vs_agile_planningFoto: Kanbanize

Ejecución de un proyecto: ¿Cómo elegir entre ambos?

Sin duda el Project Management tradicional es muy eficiente en proyectos grandes que están claramente definidos de principio a fin, cuando no hay márgenes de flexibilidad, y cuando las personas involucradas no requieren de una comunicación tan distendida. Y, por otro lado, las metodologías ágiles se desenvuelven muy bien con proyectos que nacen con incertidumbre, y cuando hay personas dispuestas a involucrarse en la constante y periódica revisión del producto, pero de una alcance mediano o corto.

Como hemos dicho al inicio, no hay una metodología que por sí sola pueda asegurar que la ejecución de un proyecto sea totalmente exitosa; lo realmente efectivo es cuando la metodología seleccionada se adapta al proyecto y a la forma de trabajar de los involucrados. Ambas metodologías han demostrado grandes resultados, pero cada una a su manera. Si te interesa especializarte en el ámbito de la dirección, gestión y ejecución de proyectos no dudes en revisar nuestro catálogo de másteres en este campo.


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