De acuerdo a un estudio realizado en 2019 por Small Business Trends, 17% de las empresas fracasan por la falta de definición de un modelo de negocios el cual seguir. Y esto es un problema frecuente que podemos rastrear a los inicios de cada proyecto, si no se tienen una visión clara de los objetivos, el presupuesto, los destinatarios y un plan cronológico, dicho proyecto tendrá muchas dificultades para despegar, y posteriormente para mantenerse.
Todos estos puntos críticos que hemos mencionado pertenecen a la estructura de un proyecto, y definir esta estructura, es lo primero que debemos hacer a la hora de poner en marcha un proyecto. Incluso antes de entrar en la planificación del mismo.
Un proyecto bien estructurado es aquel que permitan identificar claramente los objetivos del mismo, a quien está dirigido, quienes son los responsables de llevar a cabo cada parte, en cuantas partes está dividido, a la par de sus proyecciones o expectativas. Y si está bien estructurado logrará minimizar los riesgos, será constante, y cada uno de sus participantes aportará el máximo posible al proyecto.
Estructura de un proyecto
Aunque la estructura de cada proyecto deberá ser diferente para adaptarse al contexto y al tamaño de cada uno, dar respuesta a las siguientes preguntas ayudará a definir de manera correcta cualquier tipo de proyecto:
- ¿Cuáles son los objetivos que se quieren lograr?: los objetivos fijan la visión del entero proyecto, y ayuda a marcar los hitos que estructuran el trabajo a realizar.
- ¿A quién va dirigido el producto?: Se trata del destinatario de los frutos del proyecto, es decir, el público objetivo. Entre más definido sea el destinatario mejor dirigido estará el producto o el servicio a cubrir sus necesidades.
- ¿Cuál es el producto o el servicio?: Es el medio por el cual el proyecto cumple sus objetivos. Alrededor de él, giran todos los esfuerzos del proyecto.
- ¿Cuáles son las etapas o los pasos para llevarlo a cabo?: Actividades y tareas que marcan el avance del proyecto, y que se deben cumplir para llegar al objetivo final.
- ¿Qué tiempo corresponde a cada etapa?: Es necesario hacer un cronograma para definir los tiempos máximos a cumplir a cabalidad con cada una de las etapas.
- ¿Con qué recurso se cuenta?: Un aspecto crítico para definir la viabilidad del proyecto. En base a la disponibilidad de los recursos también se medirá el alcance que pueda llegar a tener el proyecto.
- ¿Cómo se distribuirán los recursos? : Es necesario definir un presupuesto, entre más detallado mejor, para sacar el máximo provecho a los recursos disponibles.
- ¿En base a qué medidores se van a medir los resultados?: Los proyectos se miden por resultados, pero no conviene esperar al final para valorarlos. Es por esto, que es necesario establecer una serie de medidores que permitan monitorizar los resultados que va teniendo el proyecto en cada una de sus etapas.
Claves para estructurar un proyecto
Estas son algunas de las claves para poder crear la estructura de un proyecto:
- Comparte tus ideas y busca ayuda: Discutir y mostrar un proyecto lo hará crecer, y permitirá obtener una retroalimentación desde distintos puntos de vista, que pueden terminar de dar forma al proyecto y ayudar a afinar los detalles. De la misma forma que es importante buscar ayuda y asesoramiento, la idea es tener el mejor proyecto posible, no demostrar que se puede hacer solo.
- No pierdas de vista el mercado: Es importante mantener siempre el mente el receptor del producto o servicio, y observar cómo funciona el mercado. Aunque muchas veces la demanda puede ser impredecible, estar atento permitirá reaccionar más rápido.
- Profundiza en la gestión: Establecer el modelo de gestión y una metodología de gestión de proyectos ayudará saber las responsabilidades de cada uno de los involucrados, y entre más definidas sean sus responsabilidades, mayor atención podrá dedicar a ello.
A resumidas cuentas, es cierto que no hay una estructura para el éxito. Mantener un proyecto a flote es una tarea muy compleja, sobre todo en los tiempos que vivimos, pero no estructurar el proyecto meticulosamente, solo dará al proyecto unas fundaciones tambaleantes, que serán más susceptibles a derrumbarse ante cualquier temblor. Por el contrario, la estructura de un proyecto sólida, no solo ayudará a mantener el proyecto en pie, sino que facilitará y estimulará su crecimiento.
