Publicado originalmente el 4 de enero de 2021, actualizado el 15 de septiembre de 2023
Descubre las herramientas que puede utilizar un gestor de tareas para lograr la consecución de los objetivos y la mejora del rendimiento.
La necesidad de hacer lo adecuado y de manera eficiente, no es tanto cuestión de inteligencia, como sí de orden y control. Un gestor de tareas nos ayudará a cumplir nuestros objetivos, permitiéndonos una correcta administración del tiempo y ser más productivos, gracias a un ciclo de trabajo controlado.
Un gestor de tareas es una herramienta que sirve para coordinar y realizar un seguimiento de las actividades que desempeñamos en la empresa o en un determinado proyecto mediante un sistema de gestión que integra plazos, prioridades y responsabilidades.
Sus posibilidades de uso en diferentes soportes, desde el ordenador o el teléfono móvil se hacen hoy en día indispensables y permiten mayor flexibilidad para la gestión de tareas en cualquier momento y en cualquier lugar. Gracias a ellas, el desglose del trabajo y la asignación de responsabilidades bien definidas, para optimizar la consecución de las metas, será más fácil que nunca para el Project Manager.
Las herramientas de gestión de tareas se engloban en tres tipos de sistemas de trabajo. Para elegir el gestor de tareas que más se ajuste a nuestras necesidades, debemos realizar un estudio previo y el elegir el más acorde a nuestros objetivos.
Metodo GTD “Get the things done”: sigue un orden de cinco pasos para la gestión de tareas, recopilar las tareas a realizar en contenedores de trabajo, procesar según su estado de prioridad y complejidad, organizarlas según sus necesidades, revisarlas y ejecutarlas.
Sistema Pomodoro: establece tiempos definidos para la ejecución y finalización de cada tarea en función de los plazos y objetivos que el gestor determine convenientes.
Sistema Zen to Done (centrado en el segundo paso del método GTD): las características de cada tarea se etiquetan en categorías como sencillas y ejecutables al momento, delegables cuando requieran mayor esfuerzo, en espera o archivadas.
A continuación, os mostraremos las herramientas más utilizadas basadas en estos métodos:
Se trata de un software de gestión de proyecto que persigue varios propósitos por lo que es adecuado para una gran variedad de empresas, organizaciones y usuarios individuales. Sin duda, es una de las soluciones más eficaces en cuanto a la gestión de tareas gracias a sus modernas características que permiten:
Asignación de proyectos. Un aspecto que simplifica las tareas de la gestión de proyectos.
Determinación de las actividades cotidianas del día a día, además de añadir otros miembros del equipo de trabajo u otros colaboradores del proyecto.
Valoración de los presupuestos de los clientes.
En definitiva, MiT Project sirve para controlar la gestión de tareas, realizar un control de las mismas y seguir una planificación del tiempo. Además, también te permitirá el envío de facturas, el pago online, y otras funcionalidades.
Gestor de tareas basado en el método GTD, “Get things to done”. Cada día nos indica la tarea a realizar y su ubicación etiquetada dentro del proyecto. Además, permite gestionar tareas, dividirlas en subtareas y etiquetarlas según prioridades de una manera visual y sencilla mediante:
Segregación de temas por colores que marcan la urgencia relativa.
Tablas y gráficos de las tareas por plazos con fecha de vencimiento.
Interfaz minimalista: simplicidad igual a claridad.
Recordatorios programables.
Karma, función que evalúa nuestra productividad por tareas conseguidas.
Aplicación en móviles (Android o iOS) y escritorio
Sincronización multi dispositivos: organización en todos tus dispositivos.
Foto: chrome.google.com
Las ventajas de este gestor de tareas son las facilidades de control del equipo. Permite crear un panel de actividad que actuará como un contenedor para un proyecto concreto, y nos permitirá controlar el registro de la actividad y de las tareas que se han ido realizando. Quien, cuando y como se ha intervenido en la secuencia de actividades del proyecto mediante un sistema que permite:
Añadir participantes, por correo o nick de la plataforma.
Tareas pendientes, en curso, completadas o personales.
Añadir tareas y subtareas a un participante o varios.
Mover tareas en las listas actividades.
Etiquetas para encontrar tareas.
Gestor de tareas con metodología GTD. El programa funciona como una herramienta SaaS (software como servicio) que almacena los datos en servidores en la nube, sin necesidad de instalar, ni de actualizar el software y con la facilidad de compartir información en tiempo real, permitiendo:
Ver quien trabaja en cada actividad en cada momento.
Compartir comentarios.
Crear objetivos de trabajo.
Canal de comunicaciones: almacena y registra conversaciones y archivos para futuras comprobaciones.
Calendario personalizado: tareas y plazos individuales para cada usuario. Todos pueden comprobar su avance y coordinación de trabajo.
Control de actividad: toda la actividad se muestra según sucede en tiempo real, registrada con fecha y hora a la vista de todos.
Este gestor de tareas utiliza la metodología Pomodoro. Facilita la organización de los bloques de trabajo mediante periodos definidos en función del tiempo que se considere necesario para su realización. El sistema hace uso de notificaciones y alarmas que marcan el principio, fin y periodo de descanso definidos por el usuario y cuentas con grandes ventajas:
Disponible como aplicación para Chrome.
Permite Android como recurso si no disponemos de ordenador en algún instante.
Se puede utilizar sin acceso a internet.
Configura secuencias de trabajo.
Gestión simultánea de tareas.
Atajos de teclado.
Esta herramienta de gestión de tareas usa el sistema Zen to Done. Con ella, podremos gestionar tareas individuales o compartirlas y asignarlas a diferentes miembros del equipo desde cualquier ordenador sin necesidad de internet, pues una vez conectado, gracias a Google Gears (plugin para Firefox que ofrece Google), la sincronización de datos es automática.
Guardar información en línea: Seguridad de almacenamiento.
Adaptable e integrable a otros gestores de tareas.
Permite añadir ubicaciones y entornos de trabajo.
Sencillez y agilidad de uso.
Foto: Xataka Móvil
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